Для работодателей

При осуществлении электронного кадрового документооборота (далее - ЭКД) работодатель, работник, а также лицо, поступающее на работу, вправе:

- создавать электронные кадровые документы без их дублирования на бумажном носителе;

- подписывать эти документы электронной подписью;

- хранить и пересылать кадровые документы участникам трудовых отношений в электронной форме.

Важно! В электронной форме могут создаваться все кадровые документы, ранее оформляемые на бумажных носителях, за исключением:

- трудовых книжек и электронных трудовых книжек;

- акта о несчастном случае на производстве;

- приказа об увольнении работника;

- документа, подтверждающего прохождение работником инструктажей по охране труда (например, журнал проведения инструктажа), в том числе лично подписываемого работником.

Важно! Осуществление ЭКД является правом работодателя.

В случае принятия решения об осуществлении ЭКД работодатель должен утвердить с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) локальный нормативный акт, устанавливающий порядок введения ЭКД.

Важно! Работник должен быть ознакомлен с этим локальным нормативным актом под роспись.

В локальном нормативном акте о введении ЭКД должны быть указаны:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭКД;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКД;

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД, а также сведения о дате введения ЭКД, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления ЭКД, утверждаемый работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭКД (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление кадровых документов на бумажном носителе;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Осуществление ЭКД возможно с использованием одной из следующих информационных систем:

- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России"), которая является федеральной государственной информационной системой. Для осуществления ЭКД в ней создана подсистема "Электронный кадровый документооборот".

Доступ к этой подсистеме для работодателя является бесплатным и предоставляется при наличии авторизации работодателя в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Важно! Доступ работодателей, использующих цифровую платформу "Работа в России", к информации о работниках в рамках осуществления ЭКД осуществляется только при наличии согласия на обработку персональных данных работника, предоставленного работодателю;

- информационной системы работодателя. Такая система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

При осуществлении ЭКД с использованием своей информационной системы работодатель обязан обеспечить получение (передачу) работником электронных кадровых документов с помощью единого портала.

Важно! Право выбора информационной системы принадлежит работодателю. Работник будет использовать выбранную работодателем информационную систему по умолчанию.

Важно! Работодатель обязан нести расходы на создание и (или) эксплуатацию собственной информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.

Важно! С 01.03.2023 при создании электронных кадровых документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые установлены Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе".

До этого момента требования к составу и формату документов определяются работодателем самостоятельно.

Важно! Работодатель обязан обеспечивать сохранность электронных кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле вне зависимости от используемой информационной системы.

Важно! Работодатель обязан уведомить работника о переходе на взаимодействие посредством ЭКД и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие в срок, установленный в локальном нормативном акте о порядке введения ЭКД.

Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД осуществляется с письменного согласия работника.

Если работник был принят на работу после 31 декабря 2021 года и до этого момента не работал по трудовому договору (т.е. у него отсутствует трудовой стаж), то в случае осуществления ЭКД у работодателя, получать согласие такого работника не требуется.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие посредством ЭКД признается его отказом. В дальнейшем работник может выразить свое согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД.

Важно! Если работник отказался от взаимодействия посредством ЭКД либо у него отсутствует электронная подпись для подписания электронных кадровых документов, это не является основанием для увольнения работника.

В случае отказа работника от взаимодействия путем ЭКД, работодатель должен безвозмездно предоставлять ему кадровые документы на бумажном носителе, заверенные работодателем.

Важно! Работодатель обязан проинформировать об осуществлении ЭКД лицо, принимаемое на работу.

Лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД. Согласие лица, поступающего на работу, без наличия трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года, не требуется.

Важно! Отказ лица, поступающего на работу, от взаимодействия с работодателем посредством ЭКД или отсутствие у него электронной подписи для подписания электронных кадровых документов не является основанием для отказа в приеме на работу.

При приеме на работу:

- документы, необходимые при заключении трудового договора, предъявляются лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов;

- ознакомление лица, поступающего на работу, до подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, может осуществляться в электронной форме.

Для подписания электронных кадровых документов работодатель, работник, лицо, поступающее на работу, используют электронные подписи (подробнее об электронных подписях см. Раздел "Использование электронных подписей разного вида работодателями").

Важно! Работодатель обязан нести расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Если у работника или лица, поступающего на работу, уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись, то они вправе ей воспользоваться для целей подписания электронных кадровых документов.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКД, в электронной форме с использованием информационной системы, с помощью которой работодатель осуществляет ЭКД, а также единого портала. Указанные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий работник может направить:

- в письменной форме;

- в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя;

- через цифровую платформу "Работа в России".

Важно! Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе.

Если в отношении документов, запрошенных работником, осуществляется ЭКД, такие документы предоставляются способом, указанным в заявлении работника:

- в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной работодателем;

- в форме электронного документа, который размещается работодателем на едином портале либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" (если работодатель использует ее для ЭКД).

Работник имеет право подать заявление работодателю о направлении всех электронных кадровых документов в отношении работника, подписанных его простой электронной подписью в информационной системе работодателя, в личный кабинет работника на едином портале.

Важно! Работодатель и работник, не взаимодействующие посредством ЭКД, вправе временно обмениваться электронными документами или копиями документов, созданными путем сканирования или фотографирования с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Порядок такого обмена должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). Работник должен быть ознакомлен с таким локальным нормативным актом под роспись.

Важно! Если работодатель участвовал в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" и принял решение о продолжении осуществления ЭКД после окончания эксперимента, то он обязан провести организационные мероприятия, описанные выше (принять соответствующие локальные нормативные акты, уведомить работников и лиц, поступающих на работу, о введении ЭКД, получить их согласие или отказ относительно осуществления ЭКД).