Для работодателей

Использование электронных подписей работодателями предусмотрено:

- при осуществлении электронного кадрового документооборота (далее - ЭКД);

- при обмене электронными кадровыми документами между работодателем и дистанционным работником.

1. Важно! Виды используемых электронных подписей при осуществлении ЭКД зависят от подписанта (работодателя, работника, лица, поступающего на работу), используемой информационной системы и вида электронных кадровых документов.

При использовании информационной системы работодателя:

а) работодателем должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - УКЭП) при подписании следующих электронных кадровых документов:

- трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также соглашений о внесении изменений в вышеперечисленные договоры;

- приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;

- уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

б) работодателем могут использоваться при подписании иных электронных кадровых документов:

- УКЭП;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП);

в) работником используются УКЭП либо УНЭП при подписании следующих электронных кадровых документов:

- трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, соглашения о внесении изменений в вышеперечисленные договоры;

- согласия на перевод;

- заявления об увольнении и отзыва заявления об увольнении;

- подтверждения ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

г) При подписании иных электронных кадровых документов работник вправе использовать одну из следующих электронных подписей:

- УКЭП;

- УНЭП;

- простую электронную подпись (далее - ПЭП) в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

При использовании цифровой платформы "Работа в России":

а) работодатель должен использовать для подписания любых электронных кадровых документов УКЭП;

б) работник или лицо, поступающее на работу, могут использовать для подписания любых электронных кадровых документов УКЭП либо ПЭП, созданную путем регистрации работника или лица, поступающего на работу, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Важно! Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель. Если у работника или лица, поступающего на работу, уже есть УКЭП, то они вправе ей воспользоваться для целей подписания электронных кадровых документов.

Важно! С 1 января 2022 года УКЭП оформляется:

- удостоверяющим центром ФНС России или его доверенными лицами (перечень доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России размещается на официальном сайте ФНС России) - для представителей юридического лица, действующих без доверенности (руководителя организации), индивидуальных предпринимателей, нотариусов;

- удостоверяющим центром Центрального банка Российской Федерации - для кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности, кредитных рейтинговых агентств, бюро кредитных историй, лиц, осуществляющих актуарную деятельность, должностных лиц Центрального банка Российской Федерации;

- удостоверяющим центром Федерального казначейства - для должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации;

- коммерческими удостоверяющими центрами, имеющими аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации для работников, лиц, поступающих на работу, а также для представителей работодателя, действующих по доверенности (потребуется дополнительно предоставить электронную доверенность для подтверждения полномочий).

Перечень удостоверяющих центров, у которых аккредитация действует, приостановлена или прекращена, размещен на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Удостоверяющими центрами, в том числе определяется:

- срок действия УКЭП (как правило, 1 год);

- плата за оформление УКЭП.

УКЭП, оформляемые удостоверяющими центрами ФНС России, Центробанка РФ и Федерального казначейства, выдаются бесплатно.

Важно! До 31 декабря 2022 года также действуют УКЭП юридического лица или индивидуального предпринимателя, оформленные не позднее 31 декабря 2021 года в коммерческих удостоверяющих центрах, которые получили аккредитацию после 1 июля 2020 года.

Если владельцем таких УКЭП являются также физические лица, действующие от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя по доверенности, то эти УКЭП действуют до срока окончания УКЭП, но не позднее чем до 31 декабря 2022 года без предоставления доверенности в электронной форме.

УНЭП выдается удостоверяющим центром (в том числе не имеющим аккредитации) либо может быть оформлена работодателем самостоятельно в своей информационной системе при наличии технической возможности.

При использовании УНЭП работник и работодатель должны заключить письменное соглашение о порядке использования УНЭП, которое будет устанавливать, в частности:

- факт того, что электронные кадровые документы, подписанные УНЭП, равнозначны кадровым документам на бумажном носителе;

- порядок проверки действительности УНЭП.

ПЭП (например, логин, пароль, код) работника для подписания электронных кадровых документов в информационной системе работодателя может быть оформлена и выдана работодателем самостоятельно. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи устанавливаются в дополнительном соглашении к трудовому договору, а также в локальном нормативном акте об осуществлении ЭКД, с которым лицо, поступающее на работу, и работник должны быть ознакомлены.

2. В случае заключения между работодателем и дистанционным работником в электронном виде трудовых договоров дополнительных соглашений к трудовым договорам договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами работодатель должен использовать УКЭП, а работник - УКЭП или УНЭП.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи в порядке, определяемом одним из следующих документов:

- коллективным договором;

- локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

- трудовым договором;

- дополнительным соглашением к трудовому договору.