Для работодателей

1. Электронная трудовая книжка - основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которая формируется работодателем на каждого работника (включая совместителей и дистанционных работников) в электронной форме с 01.01.2020.

Электронная трудовая книжка включает в себя, в том числе, следующие сведения о трудовой деятельности работника:

- фамилию, имя отчество (при наличии) работника;

- место его работы;

- трудовую функцию работника;

- переводы работника на другую постоянную работу;

- увольнение работника с указанием оснований и причин прекращения трудового договора;

- информацию о выборе работником формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной).

Важно! Выбор ведения электронной трудовой книжки является правом работника, за исключением работников, принятых на работу после 31 декабря 2020 года впервые (не имевших до этого момента трудового стажа). На таких работников формируются электронные трудовые книжки, бумажные трудовые книжки на них уже не оформляются.

Важно! Работодатель в целях ведения электронных трудовых книжек обязан:

- принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) о формировании сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде;

- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры о формировании сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде;

- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее - ПФР) <1>;

--------------------------------

<1> С 01.01.2023 - в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Важно! Для выбора формы ведения трудовой книжки работник предоставляет работодателю соответствующее письменное заявление.

При получении работодателем заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку:

- не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника о ведении электронной трудовой книжки;

- не позднее дня увольнения, если соответствующее заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения.

При выдаче трудовой книжки работнику на руки в нее вносится следующая запись:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;

- в графе 3 делается запись "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации";

- в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).

Важно! Выдача трудовой книжки работнику на руки снимает с работодателя ответственность за ее дальнейшее ведение и хранение.

Важно! Работник, выбравший ведение трудовой книжки в бумажной форме в дальнейшем вправе:

- осуществлять ее ведение при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

- подать письменное заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку.

Важно! Работодатель при выборе работником бумажной формы трудовой книжки обязан одновременно:

- вести трудовую книжку на данного работника в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н;

- предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в ПФР (см. п. 2.3 настоящей памятки).

Важно! Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление о выборе между бумажной или электронной формой трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

- работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений о выборе между бумажной или электронной формой трудовой книжки, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений о выборе между бумажной или электронной формой трудовой книжки.

Важно! Лица, по состоянию на 31 декабря 2019 года имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), вправе обратиться в органы ПФР с заявлением о включении в электронную трудовую книжку сведений о трудовой деятельности за периоды работы и (или) профессиональной служебной деятельности до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке.

Важно! В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести трудовую книжку работника в бумажной форме.

2. Сведения, содержащиеся в электронных трудовых книжках, работодатель обязан предоставлять:

- работнику (по его заявлению в течение работы у данного работодателя или в день увольнения);

- в ПФР для дальнейшего хранения таких сведений.

2.1. Работодатель обязан предоставить работнику на основании его заявления сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

- на бумажном носителе, заверенные работодателем;

- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (при ее наличии у работодателя).

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подается работником работодателю в письменной форме или в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя, по адресу электронной почты работодателя.

Важно! Работник, имеющий стаж работы по трудовому договору, может получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, помимо обращения к работодателю по последнему месту работы:

- в любом МФЦ (независимо от места жительства работника и места нахождения работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в любом территориальном отделении ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (независимо от места жительства работника и места нахождения работодателя), или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа.

Важно! В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, представленной работодателем в ПФР, работник вправе подать работодателю письменное заявление об исправлении или дополнении сведений о его трудовой деятельности.

Работодатель на основании заявления работника обязан исправить или дополнить такие сведения и представить их в ПФР.

2.2. Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику, перешедшему на электронную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности, по форме СТД-Р.

Внесение сведений в электронную трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должно производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи соответствующего закона.

В случае если в день прекращения трудового договора предоставить работнику сведения из электронной трудовой книжки невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением такие сведения на бумажном носителе, заверенные работодателем.

Работодатель не несет ответственности за задержку в предоставлении сведений из электронной трудовой книжки при увольнении работника:

- со дня направления заказного письма со сведениями из электронной трудовой книжки на бумажном носителе;

- в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по следующим основаниям:

а) прогула;

б) осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;

в) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

Важно! Работник, не получивший сведения о трудовой деятельности у работодателя после увольнения, вправе предоставить работодателю заявление о получении таких сведений:

- в письменной форме;

- в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя, по адресу электронной почты работодателя.

Работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника одним из следующих способов, указанным в его заявлении:

- на бумажном носителе, заверенном работодателем надлежащим образом;

- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

2.3. Работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности на каждого работника для их дальнейшего хранения в ПФР по форме СЗВ-ТД <1>, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п:

--------------------------------

<1> С 01.01.2023 работодатели будут предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронной форме в составе единой формы сведений, утвержденной Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

- в бумажной форме или в электронной форме (если численность работников и лиц, заключивших с работодателем договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, за предшествующий месяц не превышает 10 человек);

- в электронной форме (если численность работников и лиц, заключивших с работодателем договоры гражданско-правового характера, превышает 10 человек).

Важно! Форма СЗВ-ТД на каждого работника предоставляется работодателем в ПФР вне зависимости от формы ведения трудовой книжки, которую выбрал работник (в электронном или бумажном виде) в следующие сроки:

- в случаях приема на работу и увольнения работника, приостановления и возобновления действия трудового договора - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений;

- в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления работника.

3. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу и перешедшее на ведение электронной трудовой книжки, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР вместе с трудовой книжкой (в том числе для подтверждения стажа работы до 31.12.2019) или взамен ее.