4.9.9. Отправка корреспонденции почтовой, фельдъегерской и специальной связью.

4.9.9.1. До отправки работник Подразделения ДОУ обязан проверить правильность оформления документа (наличие подписи, наименование адресата с указанием почтового адреса и индекса, наличие необходимых приложений, даты и исходящего номера, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона), количество экземпляров документа для отправки (при отправке документа, подготовленного на бумажном носителе), наличие РК документа в БД "Исходящие".

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК документа возвращается в отдел исполнителя с указанием причины возврата.

4.9.9.2. При отправке исходящих документов на бумажном носителе не более чем в четыре адреса, адресатам отправляются подлинники документов. На подлиннике документа выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр.

При отправке исходящих документов на бумажном носителе более чем в четыре адреса, адресатам отправляются копии подлинника, изготовленного на бумажном носителе. На копии документа карандашом указывается наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

4.9.9.3. Письма физическим и юридическим лицам (в том числе ответы на обращения), подготовленные в электронной форме, но отправляемые на бумажном носителе, распечатываются работником Подразделения ДОУ в визуализированном виде, проштамповываются круглой печатью "Для документов", конвертуются и готовятся к отправке.

4.9.9.4. В адрес ЦА ФНС России и ТНО документы, как правило, направляются фельдъегерской связью. Конфиденциальные документы или требующие срочной доставки также отправляются фельдъегерской связью.

4.9.9.5. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется Подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (в действующей редакции).

Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом списки заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах и судах общей юрисдикции могут выдаваться на руки представителям отдела, отвечающего за правовые вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель отдела, отвечающего за правовые вопросы, получает документы в Подразделении ДОУ, при этом на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, "Заказное", "Ценное" и т.д.

4.9.9.6. Допускается передача документации на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документов.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

4.9.9.7. РК документов, отправленных почтовой, фельдъегерской или специальной связью в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственную инспекцию (при наличии), пересылаются автоматически с помощью СЭД-Регион.