3.3. Общие требования к изготовлению служебных документов

3.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

3.3.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24.12.2020 N 199, и настоящей Типовой инструкцией.

3.3.3. Служебные документы оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на электронных шаблонах бланков или на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).

С использованием электронных шаблонов бланков оформляются служебные письма, направляемые в электронном виде (по СЭД, ЭП и др.), а также направляемые на бумажном носителе в другие ТНО или организации, находящиеся в ведении ФНС России, гражданам и организациям по результатам рассмотрения их обращений <4>.

--------------------------------

<4> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрено направление копий электронных документов на бумажном носителе иным адресатам. Такие документы создаются с использованием электронных шаблонов бланков и должны быть оформлены в соответствии с п. 4.9.12 Типовой инструкции.

Остальные служебные письма оформляются на гербовом бланке.

Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без использования бланков.

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).

3.3.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.5. Документы в ТНО создаются с использованием текстового редактора шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman (с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля), размером N 13 - 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Приложения к документам могут создаваться с использованием специализированных программ (табличного редактора, редактора презентаций и др.).

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

- создание новых и открытие существующих электронных текстовых и табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX);

- сохранение электронных текстовых и табличных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов должны иметь формат PDF/A.

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

3.3.6. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт.

3.3.7. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов "с.", "стр." (страница).

3.3.8. Проекты соглашений, планов мероприятий ("дорожных карт"), а также проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата A4) без бланка.

Названия органов исполнительной власти или организаций, издающих документ, перечисляются в верхней части первого листа документа и располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа ("приказ") - центрируется.

Дата совместного письма или приказа - единая, также центрируется.

Подписи руководителей органов исполнительной власти или организаций располагаются ниже текста на одном уровне (для соглашений, совместных приказов (распоряжений), писем).