4.6. Согласование проектов документов

4.6.1. Проект документа, подготовленный в соответствии с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в резолюции, в том числе при наличии служебной записки о согласовании.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными отделами.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа <14>.

--------------------------------

<14> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может содержать положения в части оформления листа согласования на обороте основного документа или на отдельном листе, прилагаемом к основному документу.

Учитывая срочность и важность отдельных документов, допускается при отсутствии разногласий у отделов между ответственным исполнителем и соисполнителями (урегулированы в рабочем порядке) направлять РК проектов ответов на подпись (утверждение) Руководителю (Заместителю Руководителя) при наличии в карточке согласования в СЭД-Регион фразы "Согласовано со всеми заинтересованными отделами в рабочем порядке, замечаний не имеется". Запись прописывает лично начальник отдела - ответственного исполнителя по документу при согласовании в электронном виде.

4.6.2. Проект служебного письма могут не визировать начальники отделов-соисполнителей:

- чьи предложения были изложены в письменной форме и полностью учтены в проекте документа;

- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего отдела, при согласовании ставится пометка "согласование не требуется".

4.6.3. На бумажном носителе осуществляется согласование <15>:

--------------------------------

<15> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть расширен перечень документов, согласование которых осуществляется в электронной форме.

- приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, перечень которых определяется Руководителем <16>;

--------------------------------

<16> Перечень приказов и распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, согласование которых осуществляется на бумажном носителе, должен быть закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО или отдельным приказом. В случае, если такой перечень не установлен, приказы и распоряжения (кроме ДСП-документов) согласуются в электронной форме.

- писем, приказов, распоряжений с пометкой "Для служебного пользования";

- документов, предусмотренных Перечнем документов 1067.

Согласование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД-Регион. Порядок согласования исходящих документов в СЭД-Регион регламентируется Приказом 403, приказов (распоряжений) - Приказом 1111.

Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Проекты служебных документов визируются (согласовываются) исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект затем Заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного отдела. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными отделами (визируются их начальниками) и Заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

4.6.4. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с отделом, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

4.6.5. Проекты приказов (распоряжений) и служебных писем, требующие правовой и антикоррупционной экспертизы, согласовываются с отделом, отвечающим за правовые вопросы. В отдел, отвечающий за правовые вопросы, такие документы направляются после их согласования со всеми заинтересованными отделами и координирующими их деятельность Заместителями Руководителя, но до согласования с Подразделением ДОУ.

4.6.6. Проекты приказов по личному составу ТНО и подведомственных инспекций (при наличии) готовятся в отделе, отвечающем за кадровые вопросы, и согласуются с руководством отделов, отвечающих за правовые и финансовые вопросы (при необходимости), отделами, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие отделы Заместителями Руководителя.

4.6.7. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с Подразделением ДОУ, осуществляющим контроль за правильностью оформления документов. Проект документа направляется в Подразделение ДОУ для визирования (согласования) в последнюю очередь.

4.6.8. Согласование служебных документов отделами должно осуществляться в следующие сроки:

- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;

- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию - не более пяти рабочих дней;

- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов - не более двух рабочих дней;

- остальных служебных документов - не более трех рабочих дней.

4.6.9. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет отдел - исполнитель, подготовивший проект.

4.6.10. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется (согласовывается) с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование (согласование) с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний повторное визирование (согласование) может не проводиться.

4.6.11. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.

4.6.12. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

4.6.13. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (в карточке согласования СЭД-Регион, на визовом экземпляре бумажного документа) пишет фразу:

- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;

- "Замечания учтены, кроме...", если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями отдел - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке, адресованной должностному лицу, принимающему окончательное решение по документу.

4.6.14. После завершения согласования документа на бумажном носителе исполнитель передает его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования служебного письма в электронной форме исполнитель средствами СЭД-Регион направляет его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования приказа (распоряжения) в электронной форме исполнитель:

- формирует файл, содержащий лист электронного согласования (приложение N 13);

- вкладывает в поле "Приложение" РК приказа (распоряжения) файлы, содержащие лист электронного согласования и заполненный лист рассылки приказа (распоряжения) (приложение N 14);

- проверяет наличие в РК приказа (распоряжения) наличие следующих файлов: итоговой редакции приказа (распоряжения) и приложений к нему, листа электронного согласования; заполненного листа рассылки приказа (распоряжения);

- направляет РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД" (по кнопке "В ОРД" БД "Канцелярия отдела").