4.9.11. Отправка корреспонденции по электронной почте (ЭП) с использованием СЭД-Регион.

4.9.11.1. По ЭП могут отправляться:

- письма (в том числе ответы на интернет-обращения) физическим и юридическим лицам;

- документы, адресованные в организации, находящиеся в ведении ФНС России;

- документы, адресованные органам исполнительной власти субъекта Российской Федерации, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, исполнительно-распорядительными органам местного самоуправления, конкурсным (арбитражным, финансовым) управляющим, общественным и другим организациям, при условии организации взаимодействия с ними посредством использования технологического почтового ящика в соответствии с п. 4.2.3.2 Типовой инструкции.

ЭП также используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России и ТНО в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

4.9.11.2. Отправка электронных документов по ЭП осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Файл документа, отправляемый по ЭП должен:

- создаваться в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;

- иметь формат PDF/A;

- быть подписан УКЭП.

Адресату документ поступает в виде трех файлов: файла документа, файла УКЭП и визуализированного файла документа.

При необходимости, в качестве второго адресата может быть выбран ЦА ФНС России, ТНО или подведомственная инспекция (при наличии), которому документ поступит по СЭД-Регион.

4.9.11.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД-Регион.

Исполнитель несет персональную ответственность за корректность заполнения РК исходящего документа (в том числе листа рассылки) и вложенных файлов.

4.9.11.4. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме, для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 4.9.9 Типовой инструкции.

4.9.12. Передача сторонним организациям копий на бумажных носителях электронных документов, находящихся в СЭД-Регион, осуществляется в следующем порядке:

- уполномоченному должностному лицу представляется распечатанный визуализированный файл электронного документа;

- уполномоченное должностное лицо сверяет текст, распечатанного визуализированного файла электронного документа, с текстом электронного документа, хранящегося в СЭД-Регион;

- в случае соответствия текста, распечатанного визуализированного файла электронного документа, тексту электронного документа, уполномоченное должностное лицо в нижней части последнего листа делает запись "Верно. Копия соответствует электронному документу, находящемуся в системе электронного документооборота", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;

- подпись уполномоченного должностного лица заверяется печатью ТНО.