9.6. Контроль исполнения документов, подписанных Руководителем

9.6.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

- резолюций по документам, поступившим в ТНО;

- резолюций по документам, созданным в ТНО;

- приказов и распоряжений;

- протоколов Коллегии и совещаний.

Контролю подлежат пункты резолюций по документам, приказам, распоряжениям и протоколам Коллегии, имеющих конкретный срок исполнения.

9.6.2. Контроль документов, к которым Руководитель в резолюции добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в резолюции. Для неконтрольных документов - 10 дней.

Начальник отдела - ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю Подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

9.6.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства, в случае запроса документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в Подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за три дня до его истечения представляет в адрес Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 5.1 Типовой инструкции, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

9.6.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в Подразделении ДОУ.

9.6.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

9.6.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в Подразделение ДОУ отделом - исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 5.1 Типовой инструкции.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлением его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

9.6.7. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, адресованную Руководителю, координирующему деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения, в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Руководителя, а в Подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

9.6.8. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в ТНО для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

- визуализированного файла ответа заявителю, данного ТНО;

- визуализированного файла ответа заявителю, данного подведомственной инспекцией (при наличии), с сопроводительным письмом ТНО.

9.6.9. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля на основании поступившего в Подразделение ДОУ в электронной форме указания должностного лица ТНО, ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, к служебной записке отдела - исполнителя.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления отделом - исполнителем в Подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным инспекциям (при наличии) в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет отдел - ответственный исполнитель.

9.6.10. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам отделов допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок, адресованных Руководителю, осуществляется в соответствии с требованиями п. 5.1 Типовой инструкции.

9.6.11. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в Подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы <20>.

--------------------------------

<20> Перечень контрольно-аналитических материалов по контролю исполнения документов может быть расширен и закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО.

Руководителю:

- еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ;

- ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

- ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ, по отделам, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Начальникам отделов:

- еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.