10.2. Формирование дел и их текущее хранение в отделах ТНО

10.2.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

- документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов (рекомендуется 200 листов) при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

10.2.2. При формировании дел в отделах необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств в пределах календарного года.

10.2.3. Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в Архив ТНО <22> или выделения к уничтожению осуществляется в отделах по месту их формирования.

--------------------------------

<22> Передача документов на централизованное хранение в филиалы ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России осуществляется в соответствии с Порядком централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3", утвержденным приказом ФНС России от 01.02.2022 N ЕД-7-10/74@.

10.2.4. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

10.2.5. В отделах ТНО Делопроизводители отделов обеспечивают сохранность документов и дел в соответствии с Правилами 526.

Дела размещают в рабочих комнатах на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.