4.4.2. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Заместителя Руководителя

4.4.2.1. Входящие документы поступают на рассмотрение Заместителям Руководителя в соответствии с распределением их обязанностей. Во время отсутствия Заместителя Руководителя корреспонденция направляется Заместителю Руководителя, исполняющему его обязанности.

Документы, поступающие Заместителям Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, в соответствии с п. 4.3.2, после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в форме РК.

При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ в приемные Заместителей Руководителя под роспись в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.2, поступают по СЭД-Регион в базу данных "Канцелярия Заместителей Руководителя" в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем в приемную Заместителя Руководителя.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-Регион в базу данных "Канцелярия Заместителей Руководителя" в форме РК.

4.4.2.2. Все входящие документы, поступившие в приемную Заместителя Руководителя, должны рассматриваться Заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов Заместителю Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны быть возвращены с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования надлежащему Заместителю Руководителя.

4.4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, Заместитель Руководителя организует контроль их исполнения. При необходимости оформляются дополнительные поручения отделам-исполнителям в форме дополнительных резолюций.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение Заместителям Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты резолюций в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с пп. 9.4 - 9.5.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для сведения. Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполняющего обязанности другого Заместителя Руководителя, документ дополнительно направляется замещаемому Заместителю Руководителя для сведения.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей подчиненных инспекций (при наличии).

4.4.2.4. Входящие документы, поступающие Заместителю Руководителя на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Заместителю Руководителя на рассмотрение в электронной форме. Заместитель Руководителя средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Заместителю Руководителя на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя (без доклада Заместителю Руководителя). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Заместителю Руководителя; другие входящие документы, перечень которых определяет Заместитель Руководителя.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Заместителя Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.2.5. Утвержденную Заместителем Руководителя резолюцию к документу, поступившему на бумажном носителе, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, заносит в РК документа в СЭД-Регион и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в резолюции. <10>

--------------------------------

<10> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых Заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, рассылает резолюцию по СЭД-регион путем создания дополнительных поручений.

Резолюции, подписанные Заместителем Руководителя, скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами). Остальным исполнителям - копии на бумажном носителе, подготовленные работником, ответственным за ведение делопроизводства приемной Заместителя Руководителя <11>.

--------------------------------

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной способ доведения документов до соисполнителей.

4.4.2.6. Если по объективным причинам в резолюцию Заместителя Руководителя необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Заместителю Руководителя служебную записку, содержащую мотивированное обоснование вносимых изменений.

Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то она должна быть согласована с начальником отдела, которому осуществляется передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене ответственного исполнителя не должен превышать 3 рабочих дня <12> с даты поступления РК в соответствующую БД "Канцелярия отдела".

--------------------------------

<12> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной срок согласования служебной записки, но не более предусмотренного абзацем вторым п. 4.4.2.6 Типовой инструкции.

Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, отдел - ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.