10.4. Передача дел на хранение в Архив ТНО и выдача дел из Архива ТНО

10.4.1. Передача документов в Архив ТНО осуществляется по графику, составленному работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО), согласованному с начальником отдела, передающего документы в Архив ТНО, и утвержденному руководителем ТНО.

10.4.2. Передача дел производится по описям дел отделов ТНО.

10.4.3. В период подготовки дел отделами к передаче в Архив ТНО работником Архива ТНО предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, подготовленных для передачи. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить в двухнедельный срок.

10.4.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив ТНО Делопроизводителями отделов (ответственность за сохранность документов при транспортировке и за сдачу их в Архив ТНО несет отдел, передающий документы).

10.4.5. Прием дел производится работником Архива ТНО в присутствии Делопроизводителя отдела с проставлением в двух экземплярах описей дел отдела отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Архива ТНО и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел ТНО проставляется отметка "Передано в архив, опись от.... N....".

10.4.6. При ликвидации или реорганизации отдела с передачей функций другим отделам Делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) отдела в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив ТНО независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие отделы (в случае реорганизации).

Передача дел в Архив ТНО при ликвидации отдела осуществляется по описи дел отдела.

В случае реорганизации отдела с передачей функций другим отделам передача дел осуществляется по описи дел отдела и оформляется актом приема-передачи дел (приложение N 22). Опись дел и акт приема-передачи оформляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в Архив ТНО, а второй и третий остаются в качестве контрольного экземпляра в отделах.

10.4.7. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении в Архиве ТНО, подлежат учету.

10.4.8. Работниками Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях в Архиве ТНО не реже одного раза в 10 лет.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Описи номенклатуры дел ТНО с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 23).

10.4.9. В случае утраты документов и дел составляется акт об утрате документов (приложение N 24), проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Акт об утрате документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).

10.4.10. Выдача дел или копий документов дела из Архива ТНО отделам осуществляется на основании служебной записки либо с разрешения начальника Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" выдаются из Архива ТНО только при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО; направляются со служебной запиской Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

Дела выдаются из Архива ТНО во временное пользование работникам отделов на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

10.4.11. Выдача дел или копий документов дела иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям осуществляется на основании их письменных запросов и с разрешения руководителя ТНО или иного уполномоченного им лица.

При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" направляются с сопроводительным письмом в запросившие их государственные органы, органы местного самоуправления и организации при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО.

Выдача дел из Архива ТНО во временное пользование государственным органам, органам местного самоуправления и организациям подтверждается актом выдачи дел во временное пользование (приложение N 25).

10.4.12. Перед выдачей документов (дел) и их копий из Архива ТНО проверяется соответствие заголовка дела и обязательных реквизитов документа. При возвращении документов (дел) в Архив ТНО проверяется состояние документов (дел) в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов работниками Архива ТНО составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 26).

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).