6.6. Подготовка ответа на обращение

Ответ заявителю подготавливается ответственным исполнителем в форме электронного документа (без бумажного документирования) и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.6.1. Ответы на обращения подписываются Руководителем, Заместителем Руководителя, координирующим деятельность соответствующих отделов, начальником отдела, действующим на основании утвержденного должностного регламента.

Порядок подготовки, согласования, утверждения и отправки ответов на обращения граждан и организаций средствами СЭД регламентируется Приказом 403.

6.6.1.1. Заместители Руководителя подписывают ответы на обращения, если:

- резолюцию к обращению подписал Руководитель;

- обращение в соответствии с резолюцией Заместителя Руководителя направлено на исполнение в несколько отделов;

- ответ готовится на повторное обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если заявитель не удовлетворен ранее данным ответом либо ответ на первичное обращение не был направлен в установленные законодательством сроки;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством, а также по решению Заместителя Руководителя, подписавшего резолюцию к обращению.

6.6.1.2. В случаях, не упомянутых в п. 6.6.1.1 Типовой инструкции, ответ может быть подписан начальником отдела, действующим на основании утвержденного должностного регламента.

6.6.2. РК ответа на обращение создается в БД "Канцелярия отдела", ответственного за рассмотрение обращения.

РК ответа в обязательном порядке связывается с РК входящего обращения, а также с РК других обращений (при наличии), на которые дается единый ответ.

В поле "Документ" РК ответа вкладывается файл ответа в формате PDF/A.

6.6.3. РК ответа на обращение направляется на электронное согласование внутри отдела, а также с иными заинтересованными отделами (при наличии соисполнителей в резолюции к обращению).

После успешного согласования РК ответа направляется в электронном виде на утверждение Заместителю Руководителя или начальнику отдела в соответствии с установленным в резолюции уровнем должностного лица, подписывающего ответ на обращение.

После утверждения РК ответа уполномоченное лицо подписывает файл ответа УКЭП.

РК ответа на обращение, утвержденная Заместителем Руководителя или начальником отдела, направляется на регистрацию в БД "Исходящие".

6.6.4. Регистрация ответов гражданам осуществляется работниками Подразделения ДОУ в соответствии с пунктом 4.8 Типовой инструкции, направление адресату ответов - в соответствии с пунктом 4.9 Типовой инструкции.

В случае отправки ответа заявителю на бумажном носителе из РК ответа работником Подразделения ДОУ формируется визуализированный документ со штампом подписи, содержащим сведения о сертификате УКЭП подписавшего лица. Файл визуализации распечатывается, проштамповывается круглой печатью "Для документов" и передается в экспедицию на конвертование и отправку.

6.6.5. Исходящие документы, такие как запросы, уведомления (о продлении срока, о перенаправлении в другой государственный орган или ТНО) по обращениям ответы заявителям, подписанные Руководителем, Заместителем Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела, начальниками отделов, действующих на основании утвержденного должностного регламента, регистрируемые в Подразделении ДОУ, регистрируются в БД "Исходящие".

6.6.6. При повторном обращении заявителя с вопросом, на который ему уже давался ответ по существу, и им не приводятся новые доводы или обстоятельства, то заявителю направляется ответ по существу поставленных вопросов с предупреждением о возможности прекращения переписки по данному вопросу и информацией о ранее направленном ответе (реквизиты ранее направленного ответа).

6.6.7. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу на имя Руководителя или Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения о прекращении переписки в адрес автора обращения направляется соответствующее уведомление за подписью Руководителя, Заместителя Руководителя.

6.6.8. Если от заявителя поступило повторное обращение с вопросом, по которому переписка с ним была прекращена, заявителю направляется уведомление с указанием регистрационного номера и даты ранее направленного ответа о прекращении переписки.

Если в обращении появляются новые вопросы, заявителю сообщается, что переписка по определенному вопросу прекращена, а по новому вопросу ему дается письменный ответ по существу вопроса.

6.6.9. Если до окончания срока рассмотрения основного обращения поступили новые обращения от одного и того же заявителя по аналогичному вопросу, заявителю дается единый ответ. В тексте ответа делается обязательная ссылка на входящие регистрационные номера и даты регистрации обращений, а также сведения о государственных органах власти, направивших обращения в адрес ТНО, с указанием даты и номера сопроводительного письма.

Если обращение поступило после рассмотрения основного обращения, то заявителю направляется ответ, содержащий дату и исходящий номер ранее отправленного ответа на основное обращение. Копия ответа на основное обращение направляется повторно в случае сообщения заявителем о его неполучении.