|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
94.
|
Перечень документов Минтранса России с указанием сроков их хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
95.
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
96.
|
Номенклатуры дел организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
97.
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
98.
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля за исполнением документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
99.
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
100.
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
101.
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
102.
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
103.
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - до ликвидации организации
|
|
104.
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1) (2)
|
(1) После замены новыми
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет ЭК
|
|
105.
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
106.
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
107.
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
108.
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
109.
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно
(3) (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения, - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
(3) В архив Минтранса России передаются при ликвидации организации
|
|
110.
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) В архив Минтранса России передаются при ликвидации организации
|
|
111.
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей
(2) Неутвержденные, несогласованные - до минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года
(3)
|
3 года
(3)
|
3 года
(3)
|
3 года
(3)
|
3 года
(3)
|
|
112.
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
113.
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
114.
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
115.
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении протоколы, акты включаются в дело фонда - постоянно
|
|
116.
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
117.
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК (1)
|
(1) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 5 лет ЭК
|
|
118.
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
119.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, командировках, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, - 5 лет;
о дисциплинарных взысканиях - 3 года
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 50/75 лет ЭК
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1) (2)
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
е) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод документов в электронную форму;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
к) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
120.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
121.
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|