1. Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 "Об утверждении Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095), Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, утвержденной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 г., и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Настоящий Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций.

1.3. Настоящий Перечень является основным нормативным актом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности. Перечень предназначен для использования в работе Центральной экспертной комиссией Министерства транспорта Российской Федерации и экспертными комиссиями подведомственных Министерству транспорта Российской Федерации организаций, экспертно-проверочными комиссиями федеральных архивов.

1.4. Настоящий Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций.

1.5. Настоящий Перечень содержит 22 раздела.

Раздел 1 включает документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, организационные основы управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы о внедрении информационных технологий.

Раздел 2 содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования, отчетности о выполнении планов, ценообразования, документы, образующиеся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций при осуществлении закупок товаров, работ, услуг, а также документы, необходимые для получения грантов.

Раздел 3 содержит документы о формировании бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, финансовой отчетности, а также документы о кредитах и задолженностях.

Раздел 4 включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества.

Раздел 5 содержит документы по вопросам международного сотрудничества.

Раздел 6 содержит документы об информационной деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, об участии в выставках, ярмарках, презентациях.

Раздел 7 включает документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 содержит документы о приеме, переводе на другую работу (перемещении), увольнении работников, кадровом учете, противодействии коррупции, аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждении.

Раздел 9 включает документы, раскрывающие вопросы обеспечения перевозки опасных грузов и скоропортящихся пищевых продуктов, безопасности дорожного движения, а также организации международного автомобильного сообщения, межрегионального автобусного сообщения.

Раздел 10 содержит документы по вопросам прогнозирования, развития и функционирования дорожного хозяйства.

Раздел 11 включает документы по вопросам организации деятельности железнодорожного транспорта, грузовых и пассажирских перевозок, обеспечения безопасности на железнодорожном транспорте.

Раздел 12 включает документы по вопросам организации использования воздушного транспорта, установления запретных зон, постоянных опасных зон.

Раздел 13 содержит документы по вопросам обеспечения безопасного функционирования морского и внутреннего водного транспорта, организации и осуществления классификации и освидетельствования судов, плавучих объектов морского и внутреннего водного транспорта, контейнеров.

Раздел 14 содержит документы по вопросам организации строительства, реконструкции и эксплуатации пунктов пропуска через государственную границу Российской Федерации.

Раздел 15 содержит документы об организации работы по проектированию, строительству, реконструкции, реставрации и ремонту объектов.

Раздел 16 включает документы о качестве продукции, контроле, сертификации, стандартизации и метрологическом обеспечении производства.

Раздел 17 содержит документы по организации и осуществлению образовательной деятельности, разработке и реализации образовательных программ, научно-методическому обеспечению системы образования, порядку обучения и аттестации обучающихся.

Раздел 18 включает документы, отражающие организацию, проведение и координацию научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, прием, утверждение и внедрение результатов научных исследований, а также оказание научно-консультационных услуг в сфере транспорта и дорожного хозяйства.

Раздел 19 включает документы, образующиеся в ходе обеспечения Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

Раздел 20 содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-коммуникационному обеспечению.

Раздел 21 содержит документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Раздел 22 включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам.

1.6. Настоящий Перечень имеет 8 граф:

в графе 1 указаны номера статей. Статьям в настоящем Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах настоящего Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется наименование "документы", а в скобках указываются основные виды документов;

в графах 3, 4, 5, 6, 7 указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях.

Сроки хранения документов, содержащихся в настоящем Перечне (графы 3, 4, 5, 6, 7), дифференцированы по 5 звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в Министерстве транспорта Российской Федерации;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов организаций, подведомственных Министерству транспорта Российской Федерации: федеральное автономное учреждение "Российский морской регистр судоходства", федеральное автономное учреждение "Российское Классификационное общество";

в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в следующих организациях: федеральное автономное учреждение "Российский дорожный научно-исследовательский институт", федеральное государственное бюджетное учреждение "Научный центр по комплексным транспортным проблемам Министерства транспорта Российской Федерации";

в четвертом звене (графа 6) указаны сроки хранения документов в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования "Российский университет транспорта";

в пятом звене (графа 7) указаны сроки хранения документов в следующих организациях: федеральное бюджетное учреждение "Агентство автомобильного транспорта", федеральное государственное казенное учреждение "Дирекция по строительству и эксплуатации объектов Росграницы", федеральное государственное унитарное предприятие "ЗащитаИнфоТранс", федеральное государственное унитарное предприятие "Управление ведомственной охраны Министерства транспорта Российской Федерации", федеральное казенное учреждение "Дирекция государственного заказчика по реализации комплексных проектов развития транспортной инфраструктуры", федеральное государственное бюджетное учреждение "Ситуационно-информационный центр Министерства транспорта Российской Федерации".

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные архивы, хранят документы, которым в настоящем Перечне установлен срок хранения "постоянно", до ликвидации организации. Определение сроков и места дальнейшего хранения этих документов после ликвидации организации устанавливается только после проведения их экспертизы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В графе 8 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов.

1.7. Сроки хранения документов, указанные в настоящем Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве.

Отметка "ЭПК" ("ЭК"), проставленная у сроков хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Данные документы в обязательном порядке изучаются Центральной экспертной комиссией Министерства транспорта Российской Федерации и экспертными комиссиями организаций, подведомственных Министерству транспорта Российской Федерации, в целях решения вопроса об их отнесении к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению. Если организация передает свои документы на хранение в государственный архив, то этот вопрос в обязательном порядке согласовывается с экспертно-проверочными комиссиями федеральных архивов.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации, подведомственной Министерству транспорта Российской Федерации, до ее ликвидации, в архив Министерства транспорта Российской Федерации не передаются.

Документы, присланные для сведения или руководства в работе, имеют срок хранения "До минования надобности".

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года.

Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы должны храниться до их замены новыми.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;

- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется с даты внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций.

Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в настоящем Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

Сокращение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Продление установленных настоящим Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в настоящий Перечень в виде дополнений и изменений только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.

1.8. Для удобства пользования настоящий Перечень снабжен указателем, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы, которые они содержат, со ссылками на соответствующие номера статей.

1.9. Настоящий Перечень может быть использован в деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области транспорта, а также иных органов и организаций в указанной области деятельности независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.