IV. Определение сроков хранения документов

9. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания (прекращения) дела (журнала, книги учета и иных единиц хранения) или, если документы сформированы в номенклатурное дело, за годом списания в дело документа. Срок хранения карточки каталога (картотеки) исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления карточки.

10. После истечения сроков временного хранения, установленных Перечнем (1 год, 2 года, 3 года, 4 года, 5 лет, 6 лет, 9 лет, 10 лет, 11 лет, 15 лет, 20 лет, 25 лет, 30 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет, 85 лет), документы подлежат уничтожению с учетом положений пунктов 17 и 18 настоящих Правил. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

11. Срок хранения "До минования надобности" означает, что подразделения органов внутренних дел сами определяют срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее 1 года.

12. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям документов, которые присылаются в подразделения органов внутренних дел для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

13. Срок хранения "До минования надобности" научно-технической документации означает, что эти документы хранятся в подразделениях делопроизводства и режима или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности, не менее 5 лет. На хранение в подразделения архивной информации информационных центров территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях указанные документы не передаются.

14. Срок хранения "До ликвидации библиотеки, справочно-информационной службы" означает, что документы, сопутствующие ведению и использованию библиотек и справочно-информационных служб, подлежат уничтожению только после ликвидации библиотеки и (или) справочно-информационной службы.

15. Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности подразделений органов внутренних дел, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

16. Срок хранения "Пост." ("Постоянно"), установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности подразделений органов внутренних дел, за исключением указанных в пункте 7 настоящих Правил, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях.

17. Отметка "ЭК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут иметь научно-историческое значение и такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

18. Решение о хранении или уничтожении документов с отметкой "ЭК" принимают экспертные комиссии подразделений органов внутренних дел <1>. После окончания делопроизводственного года (окончания или прекращения дела) экспертная комиссия проверяет состав и содержание документов с отметкой "ЭК", снимает эту отметку и, руководствуясь принципами экспертизы ценности документов, устанавливает конкретный срок хранения дела до постоянного включительно, но не ниже установленного Перечнем.

--------------------------------

<1> Далее - "экспертная комиссия".

19. В тех случаях, когда при определении срока хранения документов могут быть использованы одновременно несколько статей Перечня, выбирается та из них, которая предусматривает больший срок хранения.

20. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности органов внутренних дел, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.

21. Определение сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем и другими нормативными актами МВД России, а также изменение сроков хранения отдельных категорий документов осуществляется решением Центральной экспертно-проверочной комиссии МВД России после его согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.