4. Определение сроков хранения документов

4.1. Сроки хранения документов, установленные отраслевым перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке, до утверждения отраслевого перечня.

4.2. Сроки хранения документов, установленные отраслевым перечнем, являются обязательными для соблюдения всеми организациями, указанными в пунктах 3.3.1 - 3.3.3 отраслевого перечня.

4.3. Сроки хранения документов, установленные отраслевым перечнем, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения документов, законченных делопроизводством в 2022 г., начинается с 1 января 2023 г.

Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и (или) регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

4.4. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя, на котором они исполнены, и отметки ограниченного доступа.

4.5. Срок хранения "Постоянно" для документов, образовавшихся в процессе деятельности организации - источника комплектования государственного архива, означает, что после истечения сроков временного хранения указанных документов в Минтруде России и подведомственных организациях они подлежат передаче в установленном порядке на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Срок хранения "Постоянно" для документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, означает, что указанные документы хранятся в организации не менее 10 лет.

4.6. Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что некоторые из этих документов могут иметь научное, историческое значение и подлежат приему в государственные архивы по результатам экспертизы их ценности.

4.7. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы, для которых он установлен, хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является эта организация источником комплектования государственного архива или не является. При ликвидации организации указанные документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.8. Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация исходя из задач практического применения документов сама может установить срок их хранения. Однако это срок не может составлять менее 1 года.

4.9. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов и означает, что указанные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

4.10. Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

срок хранения документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу организаций подлежат экспертизе ценности.

4.11. Снижение установленных отраслевым перечнем сроков хранения документов и (или) снятие отметки "ЭПК" не допускается.

В случае практической необходимости сроки временного хранения отдельных видов документов могут быть увеличены, что отражается в номенклатуре дел организации на конкретный год.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее истечения установленных для них сроков хранения.

4.12. При реорганизации подведомственных организаций документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются правопреемникам.

4.13. Базы данных информационных систем с управленческой документацией и отдельными видами другой специальной документации хранятся в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу.