|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения архивных документов
|
|
78
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Минтруда России и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
79
|
Номенклатуры дел
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
80
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
81
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
82
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
-
|
1 год
|
1 год
|
|
|
83
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
84
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
85
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
86
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
87
|
Обязательства о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
88
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
89
|
Отчеты, справки, сведения об объеме документооборота
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
90
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, акты о технических ошибках, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения, - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
91
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, - До ликвидации организации
|
|
92
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей в установленном порядке
(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
93
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
94
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
95
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
96
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении протоколы и акты включаются в дело фонда со сроком хранения - Постоянно
|
|
97
|
Журналы (книги, базы данных) учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
98
|
Копии архивных справок, выданные по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
99
|
Акты, справки об итогах проверок архивными учреждениями состояния и условий хранения документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
100
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
101
|
Документы (журналы, книги, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
б) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
в) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
д) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
е) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
ж) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
з) заявок, заказов, реестров на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
и) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
102
|
Документы (журналы, книги, реестры, карточки, базы данных) учета:
|
|
|
|
(1) После возвращения всех дел
(2) После уничтожения бланков
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
103
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
104
|
Реестры (списки) отправляемой корреспонденции по формам АО "Почта России" (форма 103)
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|