IX. Оформление дел на бумажном носителе и составление описей дел

57. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление листа-заверителя и внутренней описи.

58. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

59. Оформление дела состоит из оформления обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к Правилам) (дела, содержащие нотариальные документы, постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа;

номенклатурный индекс (переносится из номенклатуры дел, а если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома);

номер дела (указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее);

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел. Заголовки дел с индексами 01-11, 01-12, 01-13, 01-14, 01-16, 01-17, 01-22 указываются в номенклатуре дел в краткой форме, то есть без пояснений, указанных в скобках в Типовой номенклатуре дел нотариуса);

дата дела (датой начала дела является дата поступления первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Для наследственных дел, состоящих из нескольких томов, даты начала и окончания дела являются одинаковыми для всех томов. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Даты начала и окончания дела могут не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника);

срок хранения дела.

60. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела.

61. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

62. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

63. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

64. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело, в соответствии с пунктом 59 Правил. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. При этом количество листов внутренней описи и лист-заверитель не учитываются при указании на обложке дела количества листов в деле.

65. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

66. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, листы в каждом томе нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой). Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются в листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

67. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель (рекомендуемый образец приведен в приложении N 7 к Правилам), который располагается в конце дела на отдельном листе. К наследственным делам лист-заверитель не составляется, в надписи, предусмотренной абзацем вторым пункта 70 Правил, слова "+ лист-заверитель" не указываются.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и прочее. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и помещается в дело перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

68. Внутренняя опись документов наследственного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 8 к Правилам) составляется на отдельных листах. Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются вид документа, номера листов, на которых расположен каждый документ.

Рекомендуемый образец внутренней описи документов (иные номенклатурные дела раздела 1 номенклатуры дел, формируемые по видам нотариальных документов, и номенклатурные дела раздела 2 номенклатуры дел) приведен в приложении N 9 к Правилам. Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание".

69. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

70. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело "Конверты хранения". Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается следующая надпись: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель".

71. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и для выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Нотариусом составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также акт о выделении к уничтожению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к Правилам).

72. Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел, производится:

в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел;

в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел в случаях, если сроки, установленные Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее - Примерная номенклатура дел), превышают сроки, указанные в номенклатуре дел, или если сроки хранения не были установлены Примерной номенклатурой дел;

по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел, Типовой номенклатурой дел и номенклатурой дел.

73. По истечении 10 лет хранения подлежат переформированию номенклатурные дела постоянного или свыше 10 лет срока хранения раздела 1 номенклатуры дел, за исключением наследственных дел и номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находящихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой. Переформирование производится в следующем порядке:

1) номенклатурное дело расшивается;

2) документы с истекшим сроком хранения в номенклатурном деле уничтожаются;

3) каждый нотариальный документ, подлежащий передаче в нотариальный архив, содержащийся в номенклатурном деле на бумажном носителе, подлежит сканированию в отдельный файл в виде его электронного образа;

4) созданный файл электронного образа нотариального документа передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС;

5) нотариальные документы на бумажном носителе для передачи их на хранение в нотариальный архив формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры дел нотариуса, а документы к ним уничтожаются. В разделе "Примечания" описи дел указывается о переформировании соответствующего дела (тома дела). Переформированное номенклатурное дело должно быть оформлено в соответствии с пунктом 64 Правил. Переформирование номенклатурного дела не производится, если документов, подлежащих уничтожению, в составе такого дела не имеется.

74. Учет всех оконченных производством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, за исключением наследственных дел, осуществляется посредством внесения информации о каждой единице хранения в опись оконченных производством дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС. Опись оконченных производством дел нотариуса содержит:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

2) его нотариальный округ;

3) наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации;

4) годовые разделы описи.

В течение трех месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения на оконченные производством дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные производством дела временного хранения (свыше 10 лет), за соответствующий календарный год, за исключением наследственных дел:

год, за который сформирован соответствующий раздел описи;

порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 - сквозная нумерация до прекращения нотариусом нотариальной деятельности);

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

номер тома (в случае, если дело состоит из нескольких томов);

даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

срок хранения;

количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

индекс переформированного дела;

примечание (указываются сведения о переформировании дела и дата передачи в нотариальный архив).

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в опись дел, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

75. Каждое дело вносится в опись оконченных производством дел под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись оконченных производством дел под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела (тома) в качестве номера дела.

76. Годовой раздел описи оконченных производством дел подписывается УКЭП нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 98 Правил.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

77. В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись оконченных производством дел указанные дополнения или изменения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, занимающегося частной практикой.

78. Номенклатурные дела, которым присвоены резервные индексы в связи с введенными законодательством Российской Федерации нотариальными действиями, и неоконченные производством до утверждения Типовой номенклатуры дел, подлежат переиндексации в соответствии с Типовой номенклатурой дел с указанием сроков хранения, установленными Типовой номенклатурой дел.

79. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора и прочее) производятся переформирование и переоформление дела.

80. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 66 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

81. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор и прочее);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

82. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 66 Правил.

83. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

84. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело "Документы, на основании которых производилось изъятие документов". Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

85. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, при этом в реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.