II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

6. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

7. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом.

8. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата <4>, содержат следующие реквизиты:

--------------------------------

<4> Статья 34.3 Основ (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст. 5306).

1) наименование нотариальной палаты;

2) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа;

3) адрес нотариальной конторы;

4) дата;

5) регистрационный номер;

6) заголовок к тексту (при наличии);

7) текст;

8) отметка о наличии приложения (при наличии);

9) подпись нотариуса;

10) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта Правил, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ <5>, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

--------------------------------

<5> Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 1, ст. 57.

9. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номера дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа. На каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

10. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, так и арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

11. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка.

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".

12. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений.

Если приложения не указаны в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оформляется.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка.

13. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.