Приложение N 24

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве науки и высшего

образования Российской Федерации,

утвержденной приказом

Министерства науки и высшего

образования Российской Федерации

от "__" __________ 2021 г. N ____

ПОРЯДОК

СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

2. Описи дел в структурных подразделениях составляются ежегодно под методическим руководством отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности в соответствии с образцом описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения, приведенном в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

3. Описи дел структурных подразделений Минобрнауки России составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу, электронные дела.

Основой составления описей дел структурных подразделений Минобрнауки России является номенклатура дел.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи дел не составляются и в архив Минобрнауки России такие дела не передаются.

4. Описательная статья описи дел структурного подразделения Минобрнауки России имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), примечание.

Перед внесением заголовков дел в описи дел проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения, приведенных в приложении N 22 к настоящей Инструкции, они устраняются.

5. При составлении описей дел структурных подразделений соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись дел под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи дел - валовый;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись дел вносятся по порядку номеров томов;

графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт, о наличии электронных копий дел.

6. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и директором Департамента государственной службы и административной деятельности (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства и архива).

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив Минобрнауки России, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Минобрнауки России также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).