Приложение N 17

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве науки и высшего

образования Российской Федерации,

утвержденной приказом

Министерства науки и высшего

образования Российской Федерации

от "__" __________ 2021 г. N ____

ПРАВИЛА И ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА ИНОСТРАННОМУ АДРЕСАТУ

1. Служебное письмо иностранному адресату состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.

2. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит "адресат" располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает фамилию адресата, инициал имени (инициалы имени и отчества), полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Должность пишется под фамилией от левой границы текстового поля. Все составные части реквизита "адресат" пишутся прописными буквами, например:

Господину ФАМИЛИЯ И.О. (в дательном падеже)

МИНИСТРУ ОБРАЗОВАНИЯ

АЗЕРБАЙДЖАНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

А2-1008, АЗЕРБАЙДЖАНСКАЯ РЕСПУБЛИКА,

ГОРОД БАКУ, ПРОСПЕКТ ХАТАИ, 49

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

Господину Б. ИТОПУ

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

(официальное название страны)

МОСКВА

3. Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр!). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

4. Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору зарубежного фонда - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

5. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

Отметка об исполнителе на служебном письме иностранному адресату не ставится.

6. Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал, например:

7. В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

8. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Образец оформления служебного письма иностранному адресату: