3. Порядок применения Перечня

3.1. Определение сроков хранения документов производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями Перечня. Поиск необходимой статьи следует производить по оглавлению разделов Перечня или по алфавитно-предметному указателю видов документов.

3.2. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Срок хранения медицинской карты пациента (карты, индивидуальной карты, истории развития), получившего медицинскую помощь в стационарных условиях, в условиях дневного стационара исчисляется с 1 января года, следующего за годом выписки пациента из стационара (дневного стационара).

Срок хранения медицинской карты пациента (карты, индивидуальной карты, истории развития), получавшего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, исчисляется с 1 января года, следующего за годом ее передачи в архив медицинской организации. До передачи на архивное хранение указанные документы хранятся в течение пяти лет, следующих за годом последнего посещения пациентом медицинской организации, отраженного в его медицинской карте (карте, индивидуальной карте, истории развития).

Срок хранения медицинской карты донора, учетной карты донора исчисляется с 1 января года, следующего за годом их передачи в архив медицинской организации. До передачи на архивное хранение указанные документы хранятся в течение пяти лет, следующих за годом последней донации, отраженной в медицинской карте (учетной карте).

Срок хранения медицинской карты ребенка, воспитывающегося в доме ребенка, исчисляется с 1 января года, следующего за годом прекращения нахождения ребенка в доме ребенка.

Срок хранения медицинской карты пациента, проходившего санаторно-курортное лечение в санаторно-курортной организации, исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения прохождения санаторно-курортного лечения.

3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исключение составляет медицинская документация пациентов (медицинские карты, карты, индивидуальные карты, истории развития и приобщающиеся к ним документы), срок хранения которой на бумажном носителе составляет 25 лет, а в случае ведения ее в медицинской информационной системе медицинской организации - 50 лет, о чем сделаны отметки в графе "Примечания" Перечня.

Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

3.4. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

3.5. Предусмотренная Перечнем отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), сопровождающая в отдельных случаях сроки временного хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно-историческую ценность. В этом случае данные документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного года.

3.6. Срок хранения "Постоянно" означает, что:

документы, образовавшиеся в деятельности организаций - источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях;

документы, образовавшиеся в деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся в организациях не менее 10 лет.

3.7. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.8. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других органов власти или организаций для сведения) и по мере их использования или отмены выделяются к уничтожению.

3.9. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.10. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

3.11. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

3.12. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

3.13. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.