|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
175
|
Перечни документов с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
|
176
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
|
177
|
Номенклатуры дел организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) структурных подразделений - 3 года
|
|
178
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов), табели форм документов в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
179
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
180
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
181
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
|
|
182
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
|
|
183
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
184
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
185
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
186
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
187
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
188
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
189
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
|
|
190
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временных (до 10 лет) сроков хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
191
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
192
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей дел
(2) Неутвержденные, несогласованные - до минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
193
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
194
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
195
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
196
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - постоянно
|
|
197
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
198
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
199
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора;
после прекращения обязательств по договору
|
|
200
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
201
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
|
Постоянно
|
Постоянно
|
(1) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
|
|
б) распорядительных документов по личному составу
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) поступающих и отправляемых документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) исполнения документов
|
3 года
|
3 года
|
|
е) обращений граждан
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов
|
3 года
|
3 года
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов
|
1 год
|
1 год
|
|
к) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
|
202
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
а) приема посетителей
|
3 года
|
3 года
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
б) рассылки документов
|
1 год
|
1 год
|
|
в) бланков строгой отчетности
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
г) доверенностей
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) копировальных работ
|
1 год
|
1 год
|
|
е) выдачи дел во временное пользование
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
|
1 год
|
1 год
|
|
з) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|
|
203
|
Документы (заявки, заказы, служебные записки) о предоставлении доступа к информационным ресурсам
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
204
|
Акты об уничтожении съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
205
|
Акты об отсутствии (повреждении) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
|
|
206
|
Акты структурных подразделений о выделении документов и дел к уничтожению
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После утверждения акта организации о выделении документов и дел к уничтожению
|
|
207
|
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о проверке состояния архивной работы
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
208
|
Графики приема-передачи дел структурными подразделениями в архив
|
1 год
|
1 год
|
|