3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Прием почтовой корреспонденции, адресованной Росстату, документов, доставленных курьером или лично, выемка документов, а также обращений граждан из ящика, установленного для сбора документов, производится экспедицией Росстата.

Работники экспедиции, принимающие почтовую корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, заверить печатью.

На документах, а также на обращениях граждан, поступающих без конвертов (лично, выемка из ящика) и по реестрам, указывается дата приема документа и подпись работника экспедиции, принявшего документ.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

3.2.2. Отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления принимает (получает):

документы, доставленные фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации;

поручения Минэкономразвития России по СЭДО;

документы Минэкономразвития России, в том числе документы с грифом ограничения доступа к документам "Для служебного пользования", в здании Минэкономразвития;

электронные сообщения на официальном электронном адресе Росстата в сети "Интернет;

Дежурные центрального аппарата Росстата принимают:

документы, доставленные фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни;

поручения Минэкономразвития России по СЭДО в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни.

3.2.3. Документы, доставленные фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в нерабочее время рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимаются по описи под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью "Для документов".

3.2.4. Прием поручений Минэкономразвития России, адресованных Росстату, в СЭДО осуществляется не реже одного раза в два часа.

3.2.5. Документы, поступившие в центральный аппарат Росстата по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в настоящей Инструкции.

3.2.6. О документах с пометками "Срочно", "Оперативно", поступивших в нерабочее время, дежурный центрального аппарата Росстата по средствам связи информирует руководство Росстата и в дальнейшем действует в соответствии с полученными поручениями руководства.

3.2.7. Входящие документы, доставленные в структурные подразделения центрального аппарата Росстата нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления для регистрации в установленном порядке.

3.2.8. Телефонограммы, адресованные руководству, принимаются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.2.9. Документы, поступающие в Росстат в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день (до 9 час. 30 мин.) с указанием на документе даты получения документа.

3.2.10. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Первичная обработка поступающих документов осуществляется с выполнением следующих операций:

перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе... (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до... (... час... мин.)", и др.) либо пометки "Срочно" ("Оперативно" и др.);

конверты (бандероли, посылки) с грифом "Секретно" от фельдъегеря Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации либо от оперативного дежурного центрального аппарата Росстата работниками отдела, на который возложены функции по ведению делопроизводства, не принимаются;

конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах передаются без вскрытия по реестру в структурное подразделение, ответственное за размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;

конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и в течение часа после регистрации направляются в соответствующий отдел Административного управления для предварительного рассмотрения и подготовки проекта резолюции (резолюции);

ошибочно доставленные почтовой связью документы возвращаются в экспедицию с пометкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылаются надлежащему адресату, если известен его адрес;

документы, ошибочно доставленные фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, не принимаются, в описи документов в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью;

после изъятия конвертов с грифом ограничения доступа к документам и пометками, указанными в абзацах со второго по шестой настоящего пункта, а также конвертов ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка);

конверты с судебными и административными делами после вскрытия проверяются на их соответствие материалам описи и приложений.

3.2.11. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Нерегистрируемые документы и документы, подлежащие оперативному учету в соответствии с перечнем документов (приложение N 32), передаются непосредственно по назначению в структурное подразделение.

3.2.12. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело службы делопроизводства, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело службы делопроизводства, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего. Акт подписывают работник, вскрывший конверт, и работники, присутствующие при вскрытии конверта.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

3.2.13. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

3.2.14. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении рабочего дня, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа.

К полученным через отделение Почты России обращениям граждан прикладываются (подшиваются) почтовые конверты, содержащие почтовый штамп с датой получения.

Конверты поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов, жалоб по делам об административных правонарушениях сохраняются и прикладываются (подшиваются) к присланным документам.