2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Росстата оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленной формы (далее - бланки документов), на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 * 297 мм), электронных шаблонах документов и имеют установленный состав реквизитов с определенным их расположением.

Электронные шаблоны документов воспроизводят все реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации. Используются электронные шаблоны документов при создании и подписании электронных документов в СЭД (приложение N 1).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Допускается создание документов (кроме приказов, документов с грифом "УТВЕРЖДАЮ", протоколов) на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документов ширина поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.1.2. На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный - в центральном аппарате Росстата, черный - в территориальном органе Росстата) и помещается в верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизиты на бланках документов центрального аппарата печатаются в одну краску - синюю, в территориальных органах Росстата - черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов - печатаются в черную краску.

Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), печатаются центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.1.4. В Росстате в зависимости от расположения реквизитов в бланках документов изготавливаются угловой и продольный бланк документов и используются следующие виды бланков документов:

общего бланка Росстата (приложение N 2);

письма Росстата (приложение N 3, N 4);

письма руководителя (приложение N 5);

письма заместителя руководителя (приложение N 6);

приказа Росстата (приложение N 7);

протокола (заседания коллегии) Росстата (приложение N 8).

В территориальных органах изготавливаются соответствующие виды бланков, например: общий бланк письма территориального органа (приложение N 9).

Нормативные акты и многострочные документы Росстата могут тиражироваться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением N 10.

2.1.5. На бланке документа должностного лица, электронном шаблоне документа должностного лица оформляются документы за подписью соответственно руководителя Росстата или его заместителей (руководителя территориального органа или его заместителей).

На бланке документа должностного лица, электронном шаблоне документа должностного лица текст документа излагается от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть...").

2.1.6. На бланках приказа оформляются приказы Росстата (территориального органа), издаваемые руководителем Росстата (руководителем территориального органа) либо, замещающим его лицом, заместителем руководителя Росстата (заместителем руководителя территориального органа) в рамках предоставленных ему руководителем Росстата (руководителем территориального органа) полномочий в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем Росстата и его заместителями (руководителем территориального органа и его заместителями) по отдельным вопросам организации деятельности.

2.1.7. На бланках протокола заседания коллегии Росстата (территориального органа) оформляются решения, принятые председательствующим на заседании коллегии Росстата (территориального органа).

2.1.8. На общих бланках Росстата (территориального органа) оформляются любые виды документов (протоколы совещания у руководителя, у заместителя руководителя, начальника управления, протоколы заседания комиссий, советов, постановления о назначении административного наказания, акты и другие документы, кроме письма).

2.1.9. На бланках письма Росстата оформляются документы за подписью руководителя Росстата либо заместителя руководителя Росстата, начальника управления или замещающих их лиц.

На бланках письма территориального органа оформляются документы за подписью руководителя территориального органа либо заместителя руководителя территориального органа или замещающих их лиц.

Ответы гражданам на их письменные обращения оформляются на бланках документов Росстата (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации). Письма о направлении обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, могут оформляться на электронном шаблоне документа в случае направления документа по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), гражданину направляется заверенная копия документа о переадресации обращения.

2.1.10. На бланках письма Росстата (на двух языках) оформляются документы, направляемые зарубежным адресатам, за подписью руководителя либо заместителя руководителя, начальника управления или замещающих их лиц.

2.1.11. Макеты бланков документов и электронных шаблонов документов утверждаются:

в центральном аппарате - руководителем Росстата либо замещающим его лицом по представлению Административного управления;

в территориальных органах - руководителем территориального органа либо замещающим его лицом после предварительного согласования с Административным управлением Росстата.

2.1.12. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам центрального аппарата (территориальных органов) Росстата полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на должном качественном уровне.

2.1.13. Организация работы по разработке бланков документов, оформлению потребности на изготовление бланков документов, учету поступления бланков документов, выдачи бланков документов в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа), а также общий контроль за хранением и использованием бланков документов возлагается в центральном аппарате - на отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, в территориальном органе - на структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

2.1.14. Контроль за хранением и использованием бланков в структурных подразделениях центрального аппарата осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

2.1.15. Организация работы по изготовлению бланков документов в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях возлагается в центральном аппарате на Управление развития имущественного комплекса, в территориальных органах Росстата - на структурное подразделение, обеспечивающее административно-хозяйственные функции.

2.1.16. Бланки документов являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

2.1.17. Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков документов в Журнале учета поступления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - журнал учета поступления бланков документов) и Журнале учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - журнал учета выдачи бланков документов) в центральном аппарате - отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, в территориальных органах - структурными подразделениями, на которые возложены функции по ведению делопроизводства.

Журнал учета поступления бланков документов содержит следующие графы: вид бланка документа; количество экземпляров; серия и номера бланков документов; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении - получателя бланка документа; расписка в получении (подпись); примечание (отметка об уничтожении, порчи бланка документа и т.д.).

2.1.18. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, выдают бланки документов работникам структурного подразделения под роспись в журнале учета выдачи бланков документов.

Бланки документов используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

Уничтожение бланков документов, как бланков документов строгой отчетности, осуществляется по акту с отметкой в журнале учета выдачи бланков документов по окончании полугодия.

2.1.19. В структурных подразделениях бланки документов хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются работникам под роспись в журнале учета выдачи бланков документов.

2.1.20. Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов, а также правильности их использования несут работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

2.1.21. Испорченные и невостребованные бланки документов подлежат сдаче работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который по окончании полугодия составляет акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению. Подготовленный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

2.1.22. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в журнал учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях отметку об уничтожении испорченных и невостребованных бланков документов.

2.1.23. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков документов производится в структурных подразделениях работником, ответственным за ведение делопроизводства.

2.1.24. Журналы учета выдачи бланков документов включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

2.1.25. Проверка наличия, использования и хранения бланков документов производится раз в год комиссией из числа работников структурных подразделений, на которые возложены функции по ведению делопроизводства.