2.4.8.1. Служебные письма готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России;

исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России по вопросам, относящимся к компетенции Росстата;

предоставление официальной статистической информации органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, судам, органам прокуратуры, Банку России, государственным внебюджетным фондам, профсоюзным объединениям и объединениям работодателей, а также международным организациям;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектов актов Минэкономразвития России;

ответы на обращения граждан, в том числе иностранных, запросы различных организаций, предприятий и физических лиц;

инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

2.4.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем структурного подразделения.

2.4.8.3. Служебные письма оформляются на бланках Росстата установленной формы (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или с использованием электронного шаблона документа в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Образцы оформления письма приведены в приложениях N 26 - 28.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

Служебные письма, текст в которых излагается от первого лица ("считаю необходимым", "предлагаю рассмотреть"), оформляются на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа руководителя, заместителя руководителя.

2.4.8.4. Датой письма является дата его подписания.

Регистрационный номер документа присваивается после регистрации письма в СЭД.

Дата и регистрационный номер документа проставляется службой делопроизводства при регистрации документа.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо должно иметь одну (единую) дату.

Регистрационный номер документа совместного с другими органами государственной власти состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.4.8.5. Реквизит "адресат" печатается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов бланка). Первая строка печатается от верхней границы текстового и визуально размещается на одной линии с первой строкой реквизита "Наименование федерального органа исполнительной власти". Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы печатаются прописными буквами.

Например:

или

При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Например:

или

При направлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

или

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования органа власти (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность, фамилия лица и инициалы - в дательном.

Например:

При адресовании документов должностным лицам органов государственной власти, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), Минэкономразвития России, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, территориальные органы Росстата, подведомственные Росстату организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании в организацию указывается ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрировано Минюстом России 26 декабря 2014 г. N 35442) (далее - Правила).

Например:

При адресовании письма гражданину указываются его фамилия и инициалы, а затем полный почтовый адрес, в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, или электронный адрес гражданина в сети "Интернет".

Например:

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

При адресовании документов не более чем в четыре адреса слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается.

При подготовке к отправке знаком "v", проставляемым перед реквизитом, отмечается адресат, которому направляется данный экземпляр документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа и подписывается руководителем структурного подразделения.

2.4.8.6. Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка слева от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта указывается в специальной строке бланка либо может указываться после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.4.8.7. В служебных письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("Росстат не возражает...", "Росстат считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке документа, должностном электронном шаблоне документа.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Документ, разрабатываемый на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов или констатирующий факт (событие, ситуацию), изложенный в них, должен содержать в тексте или в заголовке к тексту письма ссылку на эти акты.

В тексте письма не указывается ссылка на дату и N входящего письма.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах может использоваться вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания.

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

Заключение представляет собой выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания и т.д.

Заключительная этикетная фраза "С уважением, ..." отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

2.4.8.8. Отметка о приложении отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово Приложение печатается без кавычек от границы левого поля. После слова Приложение ставится двоеточие. Текст приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров каждого приложения.

Например:

Если приложение (приложения) сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росстата от 05.06.2015 N АС-15-5/2222-мв и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.).

Например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования".

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если в отметке о приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом.

Например:

2.4.8.9. Гриф ограничения доступа к документу. В письмах, содержащих информацию ограниченного доступа, гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа письма и в приложениях к письму в правом верхнем углу первого листа приложения.

Например (для исходящих писем за подписью руководства Росстата):

Отп. 3 экз. на ПЭВМ

С дискеты N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления)

экз. N 3 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

исп. Фамилия И.О.

наименование управления

607-32-41 (телефон)

Например (для исходящих документов за подписью начальника управления):

Отп. 2 экз.

на ПЭВМ

с компакт-диска N (учетный номер носителя)

06.06.2016 (дата подготовки документа)

файл уничтожен (подпись исполнителя)

экз. N 1 - в адрес

экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре структурного подразделения)

исп. И.О. Фамилия

наименование отдела

651 00 14 (телефон)

В электронной регистрационной карточке документа в СЭД указывается отметка об ограничении доступа к документу "ДСП".

2.4.8.10. Право подписи служебных писем устанавливается положениями об управлениях, положениями об отделах, должностными регламентами, приказами о распределении обязанностей между руководителем Росстата и его заместителями по отдельным вопросам организации деятельности.

Документы о переадресации обращений граждан и запросов пользователей в соответствующий государственный орган или орган местного самоуправления, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, предоставление пользователям запрашиваемой информации, о прекращении переписки с гражданином, об отказе в предоставлении пользователю информации о деятельности Росстата подписываются руководителем Росстата или его заместителями.

2.4.8.11. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля

Например:

При оформлении документа на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа в реквизите "подпись" указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.

Например:

или

При оформлении письма на бланке документа должностного лица, электронного шаблона должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается.

При подписании письма лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом.

Например:

При подписании письма несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Например:

При подписании совместного с другими органами государственной власти служебного письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, в реквизите "подпись" указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, при этом подписи располагают на одном уровне.

Например:

2.4.8.12. Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.

2.4.8.13. Отметка об исполнителе - фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 8 через один интервал.

На письмах за подписью руководителя Росстата, его заместителей указывается наименование структурного подразделения.

Например:

Иванов Иван Иванович

+7 (495) 632-90-46

Административное управление

На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.8.14. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр письма подшивается в соответствующее номенклатурное дело; лист согласования к электронному письму, подписанному квалифицированной электронной подписью, также подшивается в соответствующее номенклатурное дело.

Визовой экземпляр исходящего письма за подписью руководителя или заместителя руководителя передается в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления вместе с основанием для подготовки ответа. Указанные документы подшиваются в соответствующее номенклатуре дело и остаются на хранении в отделе Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, за исключением документов, исполнение которых не завершено.

2.4.8.15. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.4.2.8) настоящей Инструкции.

2.4.8.16. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает фамилию, инициал имени (фамилию и имя) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило) и страны назначения рекомендуется печатать прописными буквами. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его фамилия, имя (инициал имени), должность, название организации.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его фамилия, имя (инициал имени), затем почтовый адрес.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Письма зарубежным адресатам оформляются на бланке письма (приложение N 4).

2.4.8.17. Поручения администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России и все письма по их исполнению формируются в номенклатурное дело отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

2.4.8.18. Документы, представляемые на подпись руководителю Росстата либо его заместителям, подлежат проверке на соответствие требованиям настоящей Инструкции работниками соответствующего отдела Административного управления, обеспечивающими деятельность руководства.

2.4.8.19. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата, изложенному в подразделе 2.4.8 настоящей Инструкции.