3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками Росстата проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

3.9.2. Регистрация информационно-справочных документов (внутренняя переписка) осуществляется автоматически в СЭД при подписании документа.

На документе, подготовленном исполнителем на бумажном носителе, работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД.

Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД внутренние документы, указанные в п. 3.4.9 настоящей инструкции.

Внутренний документ на бумажном носителе передается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для направления документа адресату. В журнале передачи электронной регистрационной карточки документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его регистрационной карточке делаются отметки - о принятии (взятии) в работу, о резолюции, об исполнении и т.д.

Ответ на полученный внутренний документ подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи регистрационных карточек.

Подготовка и передача внутренних электронных документов осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи.

3.9.3. Подготовленному исполнителем электронному документу в СЭД Росстата автоматически присваивается проект номера документа, а после его подписания - регистрационный номер документа.

3.9.4. Завершенные в делопроизводстве документы (внутренняя служебная переписка), исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.

3.9.5. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации и прохождения внутренних документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.1 - 3.9.4 настоящей Инструкции.