4.1. Подготовка и утверждение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда центрального аппарата (территориального органа) Росстата. Документальный фонд составляют документы, образующиеся в процессе деятельности Росстата (территориального органа), с другими организациями и гражданами.

4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки документов, возникающих на всех документируемых участках деятельности структурных подразделений, в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.1.3. Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

положением о Росстате (положением о территориальном органе Росстата);

регламентом Росстата;

положениями об управлениях, отделах;

федеральным планом статистических работ;

производственным планом Росстата;

планами и отчетами о работе;

Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росстата от 5 сентября 2016 г. N 484 (далее - Перечень документов);

номенклатурой дел центрального аппарата Росстата за предшествующие годы.

4.1.4. При составлении номенклатуры структурного подразделения изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав, содержание. Определяются действующие комиссии и рабочие комиссии, дела которых должны быть включены в номенклатуру дел.

4.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения центрального аппарата Росстата (приложение N 36) составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в 2-х экземплярах на основе номенклатуры дел отделов в составе структурного подразделения, подписывается начальником управления и представляется на согласование (не позднее 15 октября текущего года) в Административное управление.

Разработку номенклатуры дел обеспечивают руководители структурных подразделений.

Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в Административное управление для ввода в СЭД.

4.1.6. Методическую помощь структурным подразделениям при составлении номенклатуры дел оказывает работник, ответственный за архив, Центральная экспертная комиссия Росстата (далее - ЦЭК) и Экспертная комиссия территориального органа (далее - ЭК).

4.1.7. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

4.1.8. Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

4.1.9. По окончании года в номенклатуре дел указывается итоговая запись (отдельно указывается количество заведенных дел на бумажном носителе и электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) о категориях и количестве дел, томов, заведенных в текущем году, которая направляется в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления вместе с номенклатурой дел на следующий календарный год (приложение N 36).

4.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения центрального аппарата Росстата являются названия отделов, которые располагаются в номенклатуре в порядке установленного порядкового номера отдела согласно структуре управления.

4.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки установленных Росстату полномочий и вопросов деятельности центрального аппарата (территориального органа) Росстата в соответствии с положением о Росстате (положением о территориальном органе Росстата), положением о структурном подразделении.

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

Электронные документы, образующиеся в результате выполнения Федерального плана статистических работ, Производственного плана Росстата в центральном аппарате, включаются в приложение к номенклатуре дел структурного подразделения.

Одному и тому же заголовку электронного дела официальной статистической информации присваивается единый индекс номенклатурного дела. В случае исключения из Федерального плана статистических работ и Производственного плана Росстата разработки федерального статистического наблюдения индекс дела остается свободным. Новым заголовкам номенклатурного дела присваиваются новые индексы номенклатурного дела. Заголовок номенклатурного дела соответствует наименованию работ Федерального плана статистических работ, Производственного плана Росстата.

4.1.12. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

4.1.12.1. Графа 1 "Индекс дела" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-03-02, где 01 - индекс Управления организации статистического наблюдения и контроля, 03 - номер отдела в структуре Управления, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе.

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.

4.1.12.2. Графа 2 "Заголовок дела" должна содержать краткое обобщенное наименование документов дела. Заголовок включает название вида дела (переписка, официальная статистическая информация и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "Росстат" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росстата".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами Росстата о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Официальная статистическая информация Росстата (отчет) о направлении на работу выпускников, окончивших среднее специальное учебное заведение по дневной форме обучения за период с 1 октября 1993 г. по 30 сентября 1994 г., Ф. N 1-вуз".

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

4.1.12.3. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года.

4.1.12.4. Графа 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" заполняется в соответствии с Перечнем документов.

4.1.12.5. Графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о хранении оригиналов, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование номенклатурных дел, о передаче дел и др.

В соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, в графе делается пометка "В электронном виде".

4.1.13. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

4.1.14. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления составляет номенклатуру дел центрального аппарата Росстата (приложение N 37), обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение руководителю Росстата.

Номенклатура дел центрального аппарата Росстата оформляется в четырех экземплярах, 1-й экземпляр хранится в деле отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, 2-й передается в Государственный архив Российской Федерации (далее - ГА РФ), с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел, 3-й экземпляр хранится в центральном архиве Росстата или у работника, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.

4.1.15. После утверждения номенклатуры дел центрального аппарата Росстата структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.16. Номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.17. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

4.1.18. Названиями разделов номенклатуры дел Росстата являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

4.1.19. В аналогичном порядке разрабатывается номенклатура дел территориального органа Росстата (приложение N 38).