2.3. Обработка и регистрация исходящих документов

2.3.1. Отправка документов в аппарате Коллегии производится в централизованном порядке самостоятельно либо с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

2.3.2. Документы на отправку принимаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются ежедневно, срочные - немедленно.

2.3.3. Все исходящие документы, подлежащие отправке, регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии.

Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его запрещается.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним могут быть приложены все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На регистрируемом документе указывается исходящий номер (указывается порядковый номер электронной карточки либо иной порядковый номер) и дата отправления документа.

Регистрация исходящих документов в аппарате Коллегии ведется путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета исходящей корреспонденции (приложение N 7) основных реквизитов отправляемого документа: даты, регистрационного номера, корреспондента (получателя), краткого содержания, сведений о лице, подписавшем документ, исполнителя, отметки об исполнении или иных дополнительных сведений. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета исходящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

В случае отправки исходящей корреспонденции с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации на нее в двух экземплярах в свободной форме составляется опись, в которой указывается номер документа, дата отправки, адрес, адресат и вид отправления. На каждый вид отправки делается отдельная опись. Один экземпляр описи передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а второй с отметкой данного подразделения об отправлении возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, и подшивается в соответствующий наряд.

2.3.4. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов должны быть надлежаще заверены.

2.3.5. При регистрации отправляемых материалов и документов проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, наличие всех обязательных реквизитов документа, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и проставляется дата отправления на бланке отправляемого документа, а на его копии указывается исполнитель. Материалы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, составлена опись и оформлены заголовки дел.

Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронную почту заявителя, сканируются и направляются в форме электронного образа документа на соответствующий адрес электронной почты.

2.3.6. Телеграммы, составленные в аппарате Коллегии, передаются на отправку подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.3.7. Документы, изготовленные в электронном виде, отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка таких документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд на общих основаниях.

2.3.8. Сведения о корреспонденции, отправляемой посредством федеральной фельдъегерской связи либо специальной связи, заносятся в разносную книгу корреспонденции квалификационной коллегии судей (приложение N 8).

2.3.9. Документы, отправляемые с нарочным, передаются непосредственно адресату под расписку на копии документа.

2.3.10. Обращения, направленные для разрешения в другие органы, направляются с сопроводительным письмом.

Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.