7.4. Организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации дела хранятся по месту их формирования в аппарате Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

7.4.2. Выдача дел производится с разрешения руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Выдача дел работникам аппарата Коллегии для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 29). На выданное дело может заводиться карта - заместитель дела (приложение N 30). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.