X. Составление описей дел

10.1. По окончании календарного года на дела, подлежащие сдаче на хранение в архив, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и материалах (приложение N 32).

Дела и материалы, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и тому подобное.

При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.

10.2. На завершенные дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения и дела временного хранения.

10.3. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным руководством руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. По этим описям документы сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи служат основой для подготовки сводной описи, которая составляется в случае необходимости сдачи дел на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации либо в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.4. Описи дел аппарата Коллегии составляются и передаются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

10.6. В конце описи после описательной статьи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.7. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии и работником, ответственным за архив.

10.8. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате Коллегии.

10.9. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения, составленные в архиве могут быть направлены на утверждение:

Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации в экспертно-проверочную комиссию Государственного архива Российской Федерации;

квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Затем отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке органа или учреждения. Номера актам уничтожения присваиваются в пределах каждого года начиная с номера 1.

10.11. Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются в присутствии работника аппарата Коллегии либо передаются в измельченном виде, исключающем прочтение текста, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

10.12. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.