2.4. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам) и электронной почты

2.4.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.4.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.

2.4.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время.

2.4.4. В телеграмме указывается адрес корреспондента (физического или юридического лица): субъект Российской Федерации, район, город, улица, номер дома, номер квартиры; фамилия, имя, отчество либо наименование организации, должность лица, которому она направляется.

2.4.5. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата. В конце текста указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись не должна закрывать текст телеграммы. Внизу текста проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона. При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

2.4.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 50 слов и передается непосредственно по телефону. В ней указываются дата и время передачи, должность и фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Текст телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3).

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

2.4.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками, у которых установлены факсимильные аппараты. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

При передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной.

2.4.8. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, бланки;

ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

2.4.9. Документы, подлежащие передаче факсимильной связью, учитываются ответственными работниками в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; фамилии лица, передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.

Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, телефонного номера и подписи передавшего факсограмму лица.

2.4.10. По каналам электронной связи физическим или юридическим лицам могут быть направлены копии ответов на их обращения либо иная информация по вопросам деятельности квалификационной коллегии судей.

Копии отправляемых электронных писем приобщаются к соответствующим материалам.