2.1. Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Коллегию, в том числе ценных писем, бандеролей и посылок, производятся централизованно одним из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии.

2.1.2. Подлежат передаче работнику, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии, все официальные служебные документы, полученные иными работниками аппарата от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.).

2.1.3. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении упаковки корреспонденции (конверта, бандероли и пр.) делается запись в почтовом реестре.

2.1.4. Работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, вскрывается вся корреспонденция, за исключением личной. Корреспонденция с пометками "Лично", "Конфиденциально" передается непосредственно адресатам.

2.1.5. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр приобщается к документу и остается в соответствующем наряде.

Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:

к обращениям;

к заявлениям претендентов на вакантные должности, поступившим по окончании конкурса в случае, если по конверту можно установить дату поступления документов и адрес отправителя;

к другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.

2.1.6. Документы, поступившие в Коллегию с нарочным, принимаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, с проставлением даты, времени поступления и подписи лица, принявшего документ.

2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие, внутренние и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Коллегии, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

2.1.8. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа внутри аппарата он повторно не регистрируется. Отметка о поступлении документа в Коллегию (штамп Коллегии) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

2.1.9. Регистрация документов производится путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета входящей корреспонденции (приложение N 2) основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются его краткое содержание, количество листов. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета входящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается порядковый номер электронной карточки либо порядковый номер с начала года), даты регистрации и количества листов.

2.1.10. Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в день поступления передаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, для регистрации на общих основаниях.

Поступившие документы в электронном виде в выходные и праздничные дни распечатываются на бумажном носителе и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.11. Документы, поступившие в Коллегию по каналам факсимильной связи, и телеграммы, в том числе непосредственно в адрес конкретного лица, регистрируются на общих основаниях.

В выходные и праздничные дни документы, направляемые по каналам факсимильной связи, принимаются с помощью автоматизированной системы приема факсимильных сообщений, установленной в аппарате Коллегии, и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.12. Телефонограммы, адресованные Председателю Коллегии, принимаются работником аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3) или распечатывается на бумажном носителе (приложение N 4) и оперативно передается лицу, которому она адресована.

2.1.13. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы в течение рабочего дня передаются руководителю аппарата Коллегии, а в случае его отсутствия - секретарю Коллегии.

2.1.14 Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Коллегии, докладывается ему руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Корреспонденция, предназначенная для заместителей Председателя Коллегии и ее членов, передается им через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Материалы, поступающие от претендентов на вакантные должности судей, в течение одного дня докладываются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии Председателю Коллегии.

2.1.15. На рассмотрение Председателя Коллегии передаются документы, полученные от Президента Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, и его заместителей, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Совета судей Российской Федерации, руководителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, а также документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, связанных с личным поведением судьи. Материалы по вопросам, требующим решения Председателя, передаются с предложением варианта решения.

2.1.16. На основании рассмотрения поступивших документов Председатель Коллегии, руководитель аппарата или секретарь Коллегии в пределах своих полномочий дают указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе, подписывается и датируется (приложение N 5).

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Коллегии, лицо его замещающее, руководитель аппарата или секретарь Коллегии делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.17. Документы возвращаются работнику аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для продолжения заполнения электронной карточки либо журнала учета входящей корреспонденции, передачи исполнителям. В электронную карточку либо журнал учета входящей корреспонденции вносится резолюция (автор, дата проставления, исполнитель, содержание, срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль, если документ контрольный).

По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение N 6) и документы передаются исполнителям для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.