Описание бизнес-процесса

Данный Бизнес-процесс представлен для случая, когда Накладная (ф. 0510458) формируется ответственным исполнителем, сотрудником структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении.

В случае принятия решения о продаже материальных ценностей Накладная (ф. 0510458) формируется автоматически на основании данных из Решения (ф. 0510442) и данных бухгалтерского учета.

При передаче материальных ценностей (например, ремонт, возврат поставщику) на основании данных бухгалтерского учета.

После формирования Накладной (ф. 0510458) осуществляется автоматический контроль на заполнение обязательных полей из данных бухгалтерского учета, контроль на наличие остатков по объектам нефинансовых активов у указанного ответственного лица-отправителя.

Если контроль (автоматический или самоконтроль) не пройден, то ответственный исполнитель вносит корректировки в сформированный документ.

Если контроль пройден, то проводится процедура подписания Накладной (ф. 0510458) ответственным исполнителем - сотрудником за оформление Накладной (ф. 0510458) простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа.

Далее Накладная (ф. 0510458) направляется на утверждение руководителю учреждения (уполномоченному им лицу). Руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) утверждает Накладную (ф. 0510458) с применением ЭЦП или отказывает в утверждении документа.

В случае если Накладная (ф. 0510458) не утверждена руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), то Накладная (ф. 0510458) переходит в статус "Отказан", после чего оно аннулируется и переходит в статус "Аннулирован" и хранится в архиве документов. При необходимости ответственный исполнитель может создать новый формуляр Накладной (ф. 0510458) на основании отказанной версии.

После утверждения Накладной (ф. 0510458) руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) документ направляется на подписание ответственному лицу, отпускающему материальные ценности. Материально ответственное лицо подписывает электронный документ ЭЦП с указанием должности, расшифровки подписи и даты подписания.

После того, как электронный документ был подписан со стороны учреждения, осуществляется подписание документа контрагентом - получателем простой ЭП при наличии технической возможности.

Если у получателя нет технической возможности подписания документа простой ЭП, ответственным исполнителем формируется копия Накладной (ф. 0510458) и представляется контрагенту - получателю для подписания на бумажном носителе.

После подписания Накладной (ф. 0510458) на бумажном носителе контрагентом-получателем, ответственное лицо передающей стороны формирует скан-копию документа, сформированного на бумажном носителе и подписывает ЭЦП. Оригинал документа, сформированного и подписанного принимающей стороной на бумажном носителе хранится у уполномоченного лица субъекта учета принимающей стороны, в соответствии с порядком, предусмотренным его учетной политикой.

После подписания Накладной (ф. 0510458) со стороны контрагента-получателя документ автоматически направляется в бухгалтерию (или централизованную бухгалтерию) для отражения в бухгалтерском учете.

Данные о движении инвентарных объектов отражаются в разделе 9 Сведения о внутреннем перемещении объекта Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).

Данные о движении материальных запасов отражаются в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).