X. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов

131. Нормативные условия хранения электронных архивных документов регулируются законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, устанавливающими требования:

а) к обеспечению сохранности электронных архивных документов;

б) к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;

в) к разграничению прав доступа к электронным архивным документам;

г) к порядку приема-передачи электронных архивных документов;

д) к использованию электронных архивных документов;

е) к использованию электронной подписи при архивном хранении.

132. Хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях.

133. При осуществлении хранения электронных архивных документов в СХЭД организации, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций <37>, вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.

--------------------------------

<37> Часть 4 статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ.

134. Требования к режиму хранения электронных архивных документов в СХЭД обеспечиваются ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации <38> и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации <39>.

--------------------------------

<38> Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"; постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"; постановление Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации".

<39> Статья 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ); приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах" (зарегистрирован Минюстом России 31 мая 2013 г., регистрационный N 28608), с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. N 27 (зарегистрирован Минюстом России 14 марта 2017 г., регистрационный N 45933), от 28 мая 2019 г. N 106 (зарегистрирован Минюстом России 13 сентября 2019 г., регистрационный N 55924).

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД, в соответствии с законодательством Российской Федерации <40>.

--------------------------------

<40> Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ; статья 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

135. СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с СЭД и иными информационными системами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов и уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела.

136. СХЭД государственного органа должна соответствовать требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов <41>.

--------------------------------

<41> Типовые функциональные требования.

137. СХЭД, с использованием которой осуществляется хранение электронных архивных документов в органах местного самоуправления и организациях, должна выполнять функции по:

а) приему электронных документов на архивное хранение в порядке, установленном пунктами 147, 148, 150 Правил;

б) хранению электронных архивных документов вместе с их метаданными;

в) учету электронных архивных документов и представлению учетной информации в форме, указанной в пункте 138 Правил;

г) формированию проектов годовых разделов описей электронных документов и иных обязательных архивных учетных документов, предусмотренных пунктом 118 Правил;

д) резервному копированию и восстановлению электронных архивных документов и их метаданных;

е) проверке наличия и состояния электронных архивных документов в порядке, предусмотренном пунктами 152, 153 Правил;

ж) созданию (копированию) и включению в СХЭД экземпляров электронных архивных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

з) применению программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;

и) обеспечению процессов конвертации, в соответствии с пунктами 154 - 156 Правил, и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения;

к) формированию проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

л) формированию уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, удалению включенных в СХЭД электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

138. СХЭД должна выполнять функцию по систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации электронных документов в СХЭД включает следующие уровни (уровни описания): фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), электронный документ.

Для представления информации на каждом уровне используется архивная учетная форма (далее - АУФ), наименования полей которой для каждого уровня описания должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам.

139. СЭД и СХЭД до этапа передачи на хранение документов в государственные (муниципальные) архивы могут формировать из электронных документов и электронных копий документов электронные дела.

140. Передача электронных архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, на архивное хранение осуществляется в порядке и в сроки, установленные пунктом 47 Правил.

141. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

б) файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

в) файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);

г) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения <42> о документе (метаданные).

--------------------------------

<42> Пункт 3.13 Типовых функциональных требований.

В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:

а) дата и регистрационный номер;

б) вид;

в) заголовок к тексту или аннотация;

г) сведения о режиме доступа;

д) сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;

е) результат проверки электронной подписи (электронных подписей);

ж) общий объем файлов (в байтах);

з) наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) заголовок дела по номенклатуре дел;

л) срок хранения;

м) дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);

н) номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

142. После завершения ведения баз данных информационных систем обеспечиваются выбор и выгрузка данных, подлежащих хранению, в программно-независимом формате, которые учитываются как единица хранения и передаются на архивное хранение.

143. Электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях.

Электронные архивные документы (или их регистрационно-учетные сведения (метаданные) в случае, если СХЭД является подсистемой СЭД) передаются в СХЭД по информационно-телекоммуникационным сетям из СЭД, иных информационных систем.

Электронные архивные документы, передаваемые на архивное хранение на физически обособленных носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

144. Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри государственного органа, органа местного самоуправления, организации, и между их территориальными органами и подведомственными организациями должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников (государственных, муниципальных служащих) к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии.

145. Электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре (при отсутствии СХЭД - в двух) в упаковке, рекомендованной производителями носителей. Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указывается:

а) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полное, сокращенное (при наличии);

б) номер фонда;

в) номер или совокупность номеров описей электронных документов;

г) номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

д) крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

е) дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

146. Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.

Описи электронных документов составляются в порядке, установленном пунктами 23, 25, 27, 28 Правил.

Графы описи электронных документов включают в себя:

а) номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;

б) индекс дела по номенклатуре дел;

в) заголовок дела по номенклатуре дел;

г) вид, заголовок;

д) регистрационный номер документа;

е) дату документа;

ж) указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

з) срок хранения;

и) примечания.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

Справочный аппарат описи электронных документов составляется в соответствии с пунктом 70 Правил. В предисловии к описи электронных документов дополнительно указываются наименование и версия программного обеспечения, с использованием которого были созданы электронные документы, и наименование программного обеспечения, предназначенного для их воспроизведения.

147. При приеме-передаче в СХЭД должны включаться:

а) электронные архивные документы;

б) регистрационно-учетные сведения (метаданные) электронных архивных документов;

в) регистрационно-учетные сведения об электронных делах;

г) регистрационно-учетные сведения об описях электронных документов.

Регистрационно-учетные сведения (метаданные) включаются в АУФ в соответствии с пунктом 141 Правил.

148. При поступлении электронных документов в СХЭД осуществляется автоматическая проверка:

а) наличия всех файлов, составляющих электронный документ; необходимых регистрационно-учетных сведений (метаданных) об электронных документах, электронных делах по номенклатуре дел;

б) файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода;

в) наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и (или) получения.

Работником архива (лицом, ответственным за архив) осуществляется выборочная проверка (не менее 1% от поступивших электронных документов) воспроизводимости электронных документов (при отсутствии возможности автоматической проверки воспроизводимости).

При приеме электронных архивных документов из СЭД в СХЭД автоматически формируется уведомление (техническое сообщение) о приеме, которое направляется в СЭД.

Прием не осуществляется в случае, если при проверке выявлены неполнота состава регистрационно-учетных сведений (метаданных), различие информации в электронном документе и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется уведомление (техническое сообщение) об ошибке. Уведомление (техническое сообщение) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений.

149. При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях, кроме проверок, указанных в пункте 148 Правил, осуществляется проверка физического и технического состояния носителей.

150. При включении электронных документов в СХЭД в электронной форме учета поступления и выбытия должна фиксироваться следующая информация:

а) дата поступления электронных архивных документов (единиц хранения);

б) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (структурного подразделения), от которых поступили электронные документы (единицы хранения);

в) наименование, номер и дата документа, по которому поступили электронные архивные документы (единицы хранения);

г) указание на категорию срока хранения передаваемых электронных архивных документов (единиц хранения) (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

д) указание на срок хранения электронных архивных документов;

е) количество передаваемых электронных документов (единиц хранения) и количество относящихся к ним файлов";

ж) указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), передающего документы;

з) указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), принимающего документы;

и) ссылки на АУФ в СХЭД.

151. При хранении электронных документов на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:

а) применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации;

б) раздельное хранение физически обособленных носителей электронных документов и документов на иных видах носителей. Размещаемые на стеллажах, полках физически обособленные носители располагаются в порядке, предусмотренном пунктом 96 Правил.

Для хранения физически обособленных носителей электронных документов металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем используются только при условии их размагничивания и заземления.

152. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме. Ежегодно работник архива (лицо, ответственное за архив) проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и (или) изменения электронных архивных документов и их метаданных, осуществляет выборочную проверку воспроизводимости электронных архивных документов. Результаты проверки фиксируются в АУФ СХЭД, соответствующей форме акта проверки наличия и состояния архивных документов со ссылкой на АУФ описей электронных документов в СХЭД.

153. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях осуществляется раз в 5 лет. В ходе проверки проводится визуальный и технический контроль физического и технического состояния, осуществляется программная проверка записанных на носитель электронных архивных документов на наличие вредоносных компьютерных программ, выявляются и учитываются электронные архивные документы, требующие миграции <43> на новые электронные носители.

--------------------------------

<43> Раздел 7 "ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов" введен в действие приказом Росстандарта от 21 июля 2015 г. N 924-ст. (М.: Стандартинформ, 2016).

154. При обнаружении изменений физического состояния носителей электронных архивных документов или при некорректном воспроизведении электронных архивных документов (невозможности воспроизведения), обнаружении вредоносного программного кода работник архива (лицо, ответственное за архив) по решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица должен проводить работу по восстановлению документа с резервного экземпляра, по миграции и (или) конвертации электронных архивных документов на новые носители и в наиболее распространенные форматы (форматы, воспроизведение файлов в которых поддерживаются СХЭД).

155. При осуществлении миграции и (или) конвертации электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

По результатам конвертации должен проводиться визуальный контроль соответствия конвертированных электронных архивных документов электронным архивным документам, подвергшимся конвертации (проверка аутентичности), проверяться полнота их содержания. По завершении конвертации исходные файлы электронных архивных документов должны сохраняться на протяжении не менее одного года.

156. Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 28 к Правилам), который приобщается к делу фонда.

Все изменения в регистрационно-учетных сведениях, произошедшие в результате конвертации и миграции, вносятся в реестры файлов электронных документов, АУФ СХЭД работником (государственным, муниципальным служащим), производившим указанные действия.

157. Результаты проверки наличия и состояния электронных архивных документов на физически обособленных носителях и недостатки, выявленные при проверке наличия и состояния электронных архивных документов, фиксируются в соответствующих актах в порядке, установленном пунктом 103 Правил.

158. Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26 - 28 Правил, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. Уничтожение электронных документов фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.