VII. Организация хранения архивных документов

76. Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил;

д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;

е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62 - 72 и главой IX Правил.

77. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям <30>.

--------------------------------

<30> Глава 2 Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"; Градостроительный кодекс Российской Федерации.

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

а) в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>;

--------------------------------

<31> Глава III Правил, утвержденных приказом N 24.

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище (пункт 78 Правил);

в) запирающихся шкафах или сейфах.

78. Архивохранилище должно:

а) отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

б) иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

в) сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

г) иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

д) не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

е) не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

ж) не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м. площади архивохранилища.

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях в соответствии с пунктом 95 Правил.

79. Для обеспечения деятельности архива организации (при необходимости) выделяются также помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям (акклиматизации), рабочая комната работников архива (лиц, ответственных за архив), помещение для предоставления доступа к архивным документам (читальный зал или просмотровая комната).

80. Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах.

81. При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

82. При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

а) торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

б) рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

в) стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

г) торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

д) верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

е) нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

83. Архивные документы, за исключением находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах хранения:

а) на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

б) аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

в) электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

84. На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем.

85. Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности <32>.

--------------------------------

<32> Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" (далее - Федеральный закон N 69-ФЗ); постановление Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2020 г. N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации".

86. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

87. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности <33>.

--------------------------------

<33> Статьи 3 и 16 Федерального закона N 69-ФЗ; Федеральный закон от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности".

88. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

а) для документов на бумажном носителе температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

б) для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил, утвержденных приказом N 24;

в) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%;

г) для документов на оптических дисках - 10 - 23 °C и 20 - 50%.

89. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

90. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:

а) в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;

в) при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

91. В архиве должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в архивохранилище и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

92. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

93. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.