Общие положения

1. Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей (далее - Примерная номенклатура), разработана на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральных законов от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Типовой перечень), Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2022 г. N 242 (далее - ПФС), и других нормативных правовых документов в сфере архивного дела и делопроизводства.

2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также направлена на совершенствование организации документов в делопроизводстве судебных участков мировых судей, их учета, поиска и определения сроков их хранения.

Примерная номенклатура используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел (далее - номенклатура) и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

Сроки временного хранения документов могут быть продлены при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Примерной номенклатурой сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы судебных участков мировых судей и их практическими потребностями.

4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

5. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

6. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

7. Примерная номенклатура состоит из 6 разделов:

первый раздел "Распорядительная деятельность, организационные основы управления, осуществление контроля, кадровое обеспечение" содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительные функции, документы по организационным основам управления, организацию деятельности, осуществление контроля, кадровое обеспечение, а также документы, содержащие вопросы планирования и отчетности о выполнении планов;

второй раздел "Документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности" содержит документы по вопросам организации делопроизводства на судебном участке мирового судьи и хранения документов, информатизации деятельности;

третий раздел "Судебные дела, наряды и производства" содержит судебные дела, материалы, производства (наряды) по судебным делам, образованные при осуществлении мировыми судьями процессуальной деятельности;

четвертый раздел "Судебная статистика" содержит документы статистического учета и отчетности мировых судей;

пятый раздел "Информационная деятельность" содержит документы по вопросам информационного обеспечения деятельности мировых судей;

шестой раздел "Административно-хозяйственные вопросы, обеспечение режима безопасности" включает документы по вопросам административного, хозяйственного обслуживания и организации охраны судебных участков мировых судей.

8. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в первой графе указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

во второй графе приведены виды документов, дел, производств, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура не содержит в заголовках дела конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одном заголовке дел разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в заголовок дела.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных примерной номенклатурой, их конкретизация;

в третьей графе указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС и Типовой перечень;

в четвертой графе "Примечания" приводятся примечания, которые комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

9. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на постоянное хранение после истечения установленных сроков их временного хранения на судебном участке мирового судьи.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве судебного участка мирового судьи до его ликвидации.

Срок хранения "до ликвидации судебного участка" означает, что указанные документы хранятся на судебном участке мирового судьи до его ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает этот судебный участок мирового судьи источником комплектования государственного архива. При ликвидации судебного участка мирового судьи эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

10. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Отметка "ЭК" предполагает возможность хранения документов после истечения установленного срока в связи с их служебной необходимостью.

11. Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" означает, что срок хранения указанных документов определяется самостоятельно, однако этот срок не может быть менее одного года.

12. Срок хранения "до замены новыми" означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

13. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях уточнения и разъяснения.

14. Сроки хранения документов не зависят от ограничения доступа к ним.

15. Сроки хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Например, исчисление срока хранения дел и документов (реестров, книг, журналов), законченных делопроизводством (ведением) в 2023 году, начинается с 1 января 2024 г.

16. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения мировым судьей определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела и (или) уголовного преследования.

17. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до утверждения Примерной номенклатуры.

18. В случае пересмотра судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и отмены судебного акта, вступившего в законную силу, срок хранения судебного дела подлежит пересмотру.

19. Хранение документов по личному составу работников судебных участков мировых судей, а также подлинников их должностных регламентов осуществляется в соответствующем органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющем организационное обеспечение деятельности мировых судей.

20. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются на основании соответствующей Инструкции по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи.