8.2. Обеспечивающие структуры

Структурами, обеспечивающими прозрачное и доступное формирование расписания и записи на прием в медицинские организации, являются кол-центры и региональный проектный офис (координационный центр). Эти структуры могут быть реализованы как на функциональной основе (например, на базе медицинских информационно-аналитических центров), так и в рамках создания единого центра, реализующего функционал регистратуры по обработке входящих обращений для всех медицинских организаций субъекта.

Централизованный кол-центр является рекомендуемым решением для организации работы с обращениями по телефону в рамках централизованной модели формирования расписания, поскольку способен в сжатые сроки адаптироваться к значительному увеличению числа обращений, как это было в период пандемии COVID-19, за счет большого количества операторов нивелировать временную нетрудоспособность или отпускной период отдельных сотрудников без снижения функциональности, обеспечить бесперебойность и техническую стабильной работы телефонной линии, позволяет расширить время работы кол-центра до круглосуточного режима. Создание единого регионального кол-центра не отменяет возможность наличия кол-центров в медицинских организациях.

Рекомендуется провести оснащение кол-центра следующими техническими средствами:

- Автоматизированное рабочее место оператора.

- Информационная система с пользовательским интерфейсом сбора информации о пациенте, выборе цели обращения, доступом к интерфейсу комплектования слотов.

- IP-телефония, представленная виртуальной АТС с записью разговоров и фиксацией входящего потока звонков.

- IP-телефонное устройство или гарнитура.

При данной конфигурации кол-центра рекомендованная длительность ожидания пациента на линии, при работе в штатных режимах кол-центра, не должна превышать 4 минуты. Штатная работа кол-центра - это работа с таким объемом обращений, который не превышает значения среднесуточного числа обращений более чем на 50%.

В случае превышения рекомендуемой длительности ожидания пациента на линии, следует настроить уведомление об этом операторов кол-центра, а также руководителя кол-центра (для координации работы и контроля за работой отдельных сотрудников) через информационную систему, в которой они работают.

Недостаточное количество линий для ожидания ответа приведет к тому, что входящие звонки не будут поставлены в очередь, а звонок просто будет завершен, что может вызвать конфликтную ситуацию. Рекомендованная длительность ожидания пациента на линии не должна превышать 60 секунд, поэтому в случае образования очереди ожидающих ответа свыше трех человек в расчете на одного оператора, следует настроить уведомление об этом операторов кол-центра, а также руководителя кол-центра (для координации работы и контроля за работой отдельных сотрудников) через информационную систему, в которой они работают.