6.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

456.

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:

(1) По личному составу обучающихся, докторантов - 75 лет ЭПК

(2) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет

а) о приеме, зачислении, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, отчислении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, насаждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, удлиненных оплачиваемых отпусках педагогических и медицинских работников, длительных отпусках педагогических работников сроком до одного года, академических отпусках;

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет

б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

в) о служебных проверках;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

г) о направлении в командировку работников;

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

5 лет (2)

д) о дисциплинарных взысканиях

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

457.

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет

458.

Уведомления, предупреждения, работников(-ам) работодателем

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

459.

Нормативные правовые акты Минобрнауки России об установлении порядка замещения отдельных должностей научных работников, должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу

Постоянно

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

-

460.

Локальные нормативные акты организаций, подведомственных Минобрнауки России, о порядке проведения конкурса на замещение отдельных должностей научных работников, должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу; о конкурсной комиссии, ее составе и порядке работы

-

Постоянно

Постоянно

Постоянно

-

461.

Документы (предложения, представления, распоряжения) по утверждению в должности, назначению и освобождению от должности руководителей организаций высшего образования

5 лет

-

5 лет

-

-

462.

Представления о назначении временно исполняющих обязанности руководителей организаций высшего образования

5 лет

-

5 лет

-

-

463.

Предложения по заключению и расторжению трудовых договоров с руководителями образовательных организаций высшего образования, внесению изменений в указанные договоры

5 лет ЭПК

-

5 лет ЭПК

-

-

464.

Регламент формирования и использования резерва руководящих кадров Минобрнауки России

Постоянно

-

-

-

-

465.

Документы (списки, представления, характеристики, анкеты) по формированию федерального резерва управленческих кадров

5 лет ЭПК

-

-

-

-

466.

Предложения о включении работников в резерв управленческих кадров, находящихся под патронажем Президента Российской Федерации

5 лет

-

-

-

-

467.

Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:

а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;

15 лет

15 лет

15 лет

15 лет

15 лет

б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на замещение вакантных должностей руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Минобрнауки России;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

в) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

г) протоколы тайного голосования коллегиального органа по выборным должностям в образовательных организациях (руководитель организации, президент образовательной организации, декан факультета, заведующий кафедрой);

-

-

5 лет

-

-

д) конкурсные бюллетени

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

468.

Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, списки трудов, квалификации, образовании, служебные записки руководителей, заявления, выписки из заседаний ученого совета):

а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

б) лиц, не принятых на работу

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

469.

Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

470.

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

До ликвидации организации (1)

(1) Присланные для сведения - 3 года после замены новыми

471.

Согласие на обработку персональных данных

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

472.

Примерный должностной регламент федерального государственного гражданского служащего Минобрнауки России

Постоянно

-

-

-

-

473.

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

-

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После замены новыми

474.

Должностные регламенты (инструкции) работников

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

475.

Проекты должностных регламентов (инструкций) работников, документы (заключения, предложения, переписка) по их разработке

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

До минования надобности

476.

Личные карточки:

а) федеральных государственных гражданских служащих;

50/75 лет ЭПК

-

-

-

-

б) работников;

-

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет

в) научных, научно-педагогических работников

-

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

-

477.

Личные дела руководителей и работников организаций (1)

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

50/75 лет

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел федеральных государственных гражданских служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации

478.

Справки о квалификации руководящих и научно-педагогических работников

-

5 лет

5 лет

5 лет

-

479.

Справки о кадровом обеспечении основной профессиональной образовательной программы

-

5 лет

5 лет

5 лет

-

480.

Акты приема-передачи личных дел федеральных государственных гражданских служащих Минобрнауки России при переводе на должность государственной службы в другом государственном органе

50 лет

-

-

-

-

481.

Характеристики, справки об объективных сведениях на работников

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

482.

Листы собеседования, листы испытаний водителей

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

483.

Подлинные личные документы (трудовая книжка, медицинская книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

востребования (1)

востребования (1)

востребования (1)

востребования (1)

востребования (1)

(1) Невостребованные работниками - 50/75 лет

484.

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

485.

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

486.

Отчеты работников о командировках

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет

487.

Графики отпусков

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

488.

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

489.

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

490.

Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с федеральными государственными служащими Минобрнауки России

5 лет

-

-

-

-

491.

Документы (информация, справки, служебные и докладные записки, сведения, списки) по вопросам кадрового обеспечения

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

492.

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

493.

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После снятия с учета

494.

Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

495.

Кодексы профессиональной этики

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

До ликвидации организации (1)

(1) Присланные для сведения - До замены новыми

496.

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

497.

Списки:

а) членов руководящих и исполнительных органов организации;

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

До ликвидации организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

До ликвидации организации

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

До ликвидации организации

г) работников, прошедших аттестацию;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

д) кандидатов на выдвижение по должности;

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

е) совмещающих работу с получением образования;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

з) лиц, выезжающих за границу

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

498.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

ж) отпусков;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

з) прихода и ухода работников, местных командировок;

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

и) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет

50/75 лет