3. Определение сроков хранения документов

3.1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до введения в действие Перечня.

3.2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и/или регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

3.4. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

3.5. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.6. Сроки временного хранения документов ("1 год", "3 года", "5 лет", "6 лет", "10 лет", "15 лет", "45 лет", "50 лет", "75 лет"), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями, на которые распространяется действие Перечня. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

3.7. Отметка "ЭПК", проставленная к некоторым видам документов, означает, что часть этих документов может иметь научное, историческое значение и подлежит приему в государственные архивы или имеет долговременное практическое применение по результатам экспертизы их ценности, и в этом случае срок их хранения может быть продлен. Снятие отметок "ЭПК" не разрешается.

Например, дела (документы), указанные в номенклатуре дел организации на 2021 год, или их часть со сроком хранения "5 лет ЭПК" не позднее 2024 года подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения включаются в опись дел структурных подразделений постоянного срока хранения (годовые разделы сводных описей дел, документов постоянного хранения организации), остальные документы с отметкой "ЭПК" по истечении сроков хранения (в 2027 году) включаются в акт на уничтожение и уничтожаются в установленном порядке.

3.8. Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации; документы, присланные для сведения; копии документов.

3.9. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.10. Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

3.11. Уменьшение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Минобрнауки России и подведомственных ему организаций.

3.12. Нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

3.13. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в процессе деятельности Минобрнауки России и подведомственных ему организаций в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.