4. Порядок применения Перечня

4.1. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119), и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396).

4.2. Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат хранению в архивах организаций, а по истечении установленных сроков хранения - уничтожению в установленном порядке.

4.3. Описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии организации (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии организации (далее - ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК или ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК или ЭК описи дел, документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение экспертно-проверочным комиссиям федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения): постоянного срока хранения - на утверждение; по личному составу - на согласование.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения (согласования) ЭПК архивного учреждения утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

4.4. Уничтожение документов с временными сроками хранения, предусмотренных Перечнем, без предварительного утверждения описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

4.6. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

4.7. Срок хранения приложения (приложений) к приказу совпадает со сроком хранения самого приказа.

4.8. Срок хранения электронных документов совпадает со сроком хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

4.9. С введением Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, упорядочение которых еще не проведено, надлежит руководствоваться Перечнем.