Приказ Минобрнауки России от 29.11.2023 N 1111 "О Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения"

1.6. Организация архивного хранения документов

151.

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

До ликвидации организации (1) (2)

(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

152.

Учетные документы архива организации (книги учета поступления и выбытия дел, документов; списки фондов; листы фондов; описи дел, документов; реестры описей) и другие документы, самостоятельно определяемые архивом организации

Постоянно (1)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

До ликвидации организации (1)

(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации

(2) За исключением научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

153.

Обязательные учетные документы архива научной организации, осуществляющей постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности (книги учета поступлений документов, списки фондов; листы фондов, описи дел, документов постоянного хранения (утвержденные), реестры описей дел, документов, паспорта архивохранилищ, листы-заверители дела)

-

Постоянно

-

-

-

154.

Вспомогательные учетные документы архива научной организации, осуществляющей постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности (карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, книги учета поступлений контрольных экземпляров описей, книги учета создания комплектности описей, сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива, карточки учета предметов, реестры книг) и другие документы, установленные локальными актами архива

-

Постоянно

-

-

-

155.

Топографические указатели

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

-

(1) После замены новыми

156.

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

-

157.

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

-

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

158.

Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов.

При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно

159.

Списки организаций, граждан - источников комплектования архивов

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) В научных организациях, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

160.

Протоколы заседаний ЦЭК, ЭК

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

До ликвидации организации

161.

Журналы, базы данных учета запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

162.

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет

163.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

-

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

164.

Договоры депозитарного хранения архивных фондов, документов

-

5 лет (1)

-

-

-

(1) После истечения срока действия договора

165.

Экспертные заключения на документы Архивного фонда Российской Федерации, заявленные к временному вывозу за рубеж

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

166.

Договоры о проведении выставок рукописных и архивных материалов, реставрационных и других работ за рубежом

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

167.

Страховые полисы, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата вывозимых рукописных и архивных материалов

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

168.

Акты подтверждения удовлетворительного физического состояния рукописных, архивных материалов, позволяющего их транспортировать и демонстрировать

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

169.

Свидетельства на право временного вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

170.

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

(2) После возвращения всех дел

а) посетителей;

-

3 года (1)

-

-

-

б) выдачи документов в читальный зал;

-

1 год (1)

-

-

-

в) ответов на запросы социально-правового характера, тематических запросов;

-

5 лет ЭПК (1)

-

-

-

г) выдачи дел во временное пользование;

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

-

д) регистрации показаний приборов

измерения температуры и влажности;

1 год

1 год

1 год

1 год

-

е) физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде

-

5 лет (1)

-

-

-

171.

Планы (графики) санитарных дней архива

-

1 год (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

172.

Журналы учета дезинфекции и дезинсекции документов

-

5 лет (1) (2)

-

-

-

(1) После возвращения дел

(2) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

173.

Книги выдачи дел, переданных на микрофильмирование, реставрацию, переплет, оцифровку и другие работы

-

5 лет ЭПК (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

174.

Журналы учета восстановления подлинников научно-технических документов

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

175.

Журналы, карточки учета и движения научно-технических документов (изготовления и учета копий, внесения изменений, применяемости, использования, уничтожения, передачи на хранение) подлинников и дубликатов

-

Постоянно (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

176.

Вспомогательные архивные справочники, справочно-поисковые системы (каталоги, указатели, картотеки, путеводители, краткие справочники по фондам)

-

Постоянно (1) (2)

-

-

-

(1) Указатели, картотеки - До минования надобности

(2) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

177.

Документы (анкеты, личные дела пользователей, корешки пропусков, требования на выдачу дел, заказы на копирование, графики работы, правила работы, разрешения на выдачу научно-технической документации) по работе читального зала архива

-

25 лет ЭПК (1)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

178.

Договоры о проведении выставок архивных документов, участии в выставках, презентациях и акты об их исполнении

-

5 лет ЭПК (1) (2)

-

-

-

(1) Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности

(2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

179.

Переписка по вопросам архивного дела

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов 1.7. Информатизация и цифровизация деятельности