Контрольные действия

20. Средства контроля в компоненте контрольных процедур определяются в соответствии с пунктом 26. Такие средства контроля включают средства контроля обработки информации и общие средства ИТ-контроля, притом что те и другие по своему характеру могут применяться вручную или автоматизированно. Чем больше руководство использует автоматизированные средства контроля или средства контроля с автоматизированными аспектами и полагается на них при составлении финансовой отчетности, тем важнее становится для организации внедрение общих средств ИТ-контроля, которые призваны обеспечить непрерывное функционирование автоматизированных аспектов средств контроля обработки информации. Средства контроля в компоненте контрольных процедур могут относиться к следующим действиям.

- Санкционирование и утверждение. Санкционирование подтверждает обоснованность сделки (то есть то, что она отражает фактическое экономическое событие или осуществляется в рамках политики организации). Санкционирование обычно имеет форму утверждения руководством более высокого уровня или проверки и определения факта обоснованности операции. Например, ответственный руководитель утверждает авансовый отчет после проверки расходов с точки зрения их разумности и соответствия политике. Примером автоматизированного утверждения является ситуация, когда стоимость единицы товара по счету автоматически сопоставляется с соответствующей стоимостью единицы товара в заказе на закупку в рамках предварительного установленного допустимого уровня. Счета в пределах допустимого уровня автоматически утверждаются для оплаты. Счета, выходящие за допустимый уровень, помечаются для дополнительного изучения.

- Сверки обеспечивают сопоставление двух или больше элементов данных. При выявлении расхождений предпринимаются действия по приведению данных в соответствие. Сверки обычно проверяют полноту или точность обработки операций.

- Проверки предусматривают сравнение двух или больше статей друг с другом или сопоставление статьи с политикой и, по всей вероятности, будут включать последующие действия, если две статьи не совпадают или статья не соответствует политике. Проверки обычно направлены на обеспечение полноты, точности или правильности обработки операций.

- Физические или логические средства контроля, в том числе обеспечивающие защиту активов от несанкционированного доступа, приобретения, использования или продажи. Средства контроля охватывают:

-- физическую безопасность активов, включая надлежащие меры предосторожности, такие как устройства, регламентирующие доступ к активам и записям;

-- санкционирование доступа к компьютерным программам и файлам данных (то есть логический доступ);

-- периодический пересчет и сравнение с суммами, указанными в контрольных записях (например, сравнение результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и запасов с данными бухгалтерского учета).

Степень значимости физических средств контроля, призванных предотвратить хищение активов, для надежности подготовки финансовой отчетности зависит от такого обстоятельства, как высокая подверженность активов угрозе незаконного присвоения.

- Разделение должностных обязанностей. Назначение разных лиц для выполнения обязанностей по санкционированию операций, записи операций, обеспечению сохранности активов. Разделение должностных обязанностей направлено на снижение возможностей любого лица совершить или скрыть ошибки или недобросовестные действия в процессе выполнения им своих обязанностей.

Например, менеджер, санкционирующий продажи в кредит, не отвечает за ведение записей дебиторской задолженности или обработку поступлений денежных средств. Если один сотрудник может выполнять все эти действия, он может, например, осуществить фиктивную продажу, которая может остаться незамеченной. Аналогичным образом сотрудники службы продаж не должны иметь возможности вносить изменения в файлы с ценами на продукцию или ставки комиссионных.

В некоторых случаях разделение обязанностей не является целесообразным, экономически эффективным или возможным. Например, у малых организаций и менее сложных организаций могут отсутствовать достаточные ресурсы для обеспечения идеального разделения обязанностей, а стоимость привлечения дополнительного персонала может быть чрезмерно высокой. В таких ситуациях руководство может ввести альтернативные средства контроля. В приведенном выше примере, если сотрудник службы продаж может вносить изменения в файлы с ценами на продукцию, можно применить обнаруживающие контрольные действия, чтобы сотрудники, не связанные со службой продаж, периодически проверяли, изменял ли сотрудник службы продаж цены и при каких обстоятельствах.

21. Некоторые средства контроля могут зависеть от наличия надлежащих надзорных средств контроля, установленных руководством или лицами, отвечающими за корпоративное управление. Например, контроль за санкционированием операций может быть делегирован согласно установленным директивам (принципам), в частности, установление инвестиционных критериев может быть делегировано лицам, отвечающим за корпоративное управление; в свою очередь нестандартные операции, такие как крупные приобретения или изъятие инвестиций, могут потребовать утверждения на более высоком уровне, в том числе в некоторых случаях - утверждения акционерами.