5.7. ПРОТОКОЛ

5.7.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Организация работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем Службы и его заместителями, осуществляется уполномоченными должностными лицами или по указанию руководителя (заместителя руководителя) структурным подразделением Службы.

5.7.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной (образец - приложение N 22) или краткой форме (образец - приложение N 23), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.7.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должности, фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. При этом в случае большого количества участников совещания (заседания) допускается указание должности только вышестоящего лица органа (организации) с указанием иных представителей в разделе "представители иных органов (организаций)". Наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Слова "Присутствовали" и "Председательствовал" печатаются от границы левого текстового поля, подчеркиваются, после указанных слов ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, а справа от наименования должностей (на уровне верхней строки каждой должности) - фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Вводная часть полного протокола включает в себя повестку дня, содержащую перечень рассматриваемых вопросов (в случае, если в повестке более одного вопроса), перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Каждый вопрос в повестке нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В случае если разделов больше одного, они нумеруются римскими цифрами. Текст каждого раздела полного протокола состоит из двух частей: "СЛУШАЛИ" и "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)".

Наименование вопроса (раздела) в основной части печатается полужирным шрифтом центровано. Наименование раздела краткого протокола подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала, под чертой указываются фамилии участников совещания (заседания), выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей последовательности их выступлений. Фамилия основного докладчика указывается первой, фамилия председательствующего - последней. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

При изложении принятого решения могут использоваться такие формулировки, как "Принять к сведению доклад (информацию) органа власти (организации, структурного подразделения Службы)...", "Согласиться с предложением..." с последующим указанием в скобках фамилии и инициалов выступившего должностного лица (работника) в родительном падеже. При этом основные положения (предмет) докладов (выступлений) могут включаться в текст протокола или прилагаться к нему в виде отдельных материалов, являющихся неотъемлемой частью протокола. В этом случае делается пометка "текст (материалы) доклада (выступления) прилагается". В случае если принятое решение предусматривает поручение конкретному структурному подразделению (подведомственной организации), его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника структурного подразделения (подведомственной организации) в дательном падеже. В отношении структурных подразделений (подведомственных организаций), указываемых в поручении после слов "совместно с", фамилии и инициалы начальников не указываются. Если предусматривается поручение конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже. Каждое поручение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом) протокола.

При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо прикладывается к протоколу как его неотъемлемая часть.

5.7.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (при его наличии). Датой протокола является дата совещания (заседания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, совещаний, протоколы технических, научных и экспертных советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой автоматизированной системой, принятой в Службе.

5.7.5. При регистрации протокола ответственный исполнитель вводит в электронную регистрационную карточку указатель рассылки и присоединяет электронную копию документа с текстом протокола, за исключением протоколов, содержащих сведения ограниченного доступа.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Электронные копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Копии протоколов при необходимости оформляются без воспроизведения подписи председательствовавшего и заверяются печатью службы делопроизводства или печатью Службы "Для документов".

После отправки электронных копий протоколов адресатам подлинник протокола и указатель рассылки с проставленной на нем отметкой об отправке электронных копий протокола направляются в службу делопроизводства для формирования дела.

5.7.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола Службы или стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид совещания (заседания) либо указание, у кого проводится совещание, отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола указываются на одной строке и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом (например, 1 июля 2022 г.). Перед номером протокола ставится знак "N". Номер протокола печатается арабскими цифрами и может содержать знаки препинания и буквы русского алфавита.

Место проведения совещания (заседания) печатается через 1 межстрочный интервал после реквизита "Дата и номер протокола" и выравнивается по центру.

Вводная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала после реквизита "Место проведения совещания".

Подпись (подписи) отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и состоит из слова "Председатель", если совещание (заседание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписи (инициал и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. При оформлении расшифровки подписи указываются инициалы и фамилия, между инициалами и фамилией ставится пробел. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), протокол подписывается всеми членами комиссии.