5.8. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

5.8.1. Служебные письма исполняются с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4 или A5 (148 x 210 мм) и готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (приложения N 24 - 30).

Служебные письма готовятся как:

- доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;

- ответы на письма министерств и ведомств;

- ответы на запросы депутатов Государственной Думы и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления;

- исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативные письма.

Взаимодействие структурных подразделений Службы посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Службы, по поручению руководителя Службы или его заместителей, а также по собственной инициативе.

5.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.

5.8.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

В заголовке и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.

5.8.4. Совместные служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

5.8.5. При оформлении письма (также, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Шрифт и размер шрифта цифр должен соответствовать шрифту и размеру шрифта текста документа.

5.8.6. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.8.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

"Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...", "Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю..." (приложение N 31).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.8.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, органов государственной власти за подписью руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми, заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности (РКПД направляются в СЭД в порядке очередности):

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник юридической службы;

заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник службы делопроизводства.

5.8.10. При подготовке ответов за подписью заместителя руководителя Службы на запросы органов государственной власти, подведомственных федеральным органам исполнительной власти организаций, поступившие в адрес Службы и на имя руководителя Службы, организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности (РКПД направляются в СЭД в порядке очередности):

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник юридической службы (в части проектов исходящих документов по поручениям с контрольными сроками исполнения);

начальник службы делопроизводства (в части проектов исходящих документов по поручениям с контрольными сроками исполнения).

Проекты документов по поручениям с контрольными сроками исполнения представляются на визирование в службу делопроизводства не позднее, чем за 3 рабочих дня до установленного контрольного срока исполнения соответствующего поручения, за исключением документов во исполнение поручений со сроком исполнения менее 10 дней.

5.8.11. Визы "Согласен с замечаниями", "Вопрос вне моей компетенции", "Согласен в пределах компетенции" проставляются в СЭД с обязательным заполнением поля для комментариев.

При заполнении исполнителем РКПД обязательным является внесение информации о связанных документах (при наличии).

При необходимости визирования документа в срочном порядке исполнитель делает отметку в РКПД "СРОЧНО".

При подписании документа РКПД из СЭД не удаляется.

5.8.12. Датой письма является дата его подписания. После подписания письма, экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело (при подготовке письма на бумажном носителе). При автоматизированной подготовке проектов писем и их последующей регистрации в СЭД - реквизиты документа проставляются автоматически.

5.8.13. Право подписи служебных писем устанавливается приказом Службы о распределении обязанностей между заместителями руководителя, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и других организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при временном отсутствии руководящих должностных лиц (приложение N 32).

5.8.14. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами изложены в приложении N 33.