5.4. ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ

5.4.1. Приказами, распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Службы.

Проекты организационно-распорядительных документов - приказов, распоряжений (далее - ОРД, акты) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Службы, его заместителей либо в инициативном порядке в соответствии с Методическими указаниями по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Минюста России от 31 августа 2023 г. N 222.

Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов ОРД, пояснительных записок к ним, и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников структурных подразделений, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.

5.4.2. Проект приказа (далее - проект) в обязательном порядке сопровождается пояснительной запиской. Пояснительная записка должна содержать информацию:

- о причинах, необходимости и целях разработки (подготовки) ОРД;

- об основаниях включения в ОРД соответствующих положений, требований, рекомендаций и пр.;

- об отсутствии либо необходимости финансового обеспечения реализации указанных в проекте положений за счет средств федерального бюджета, включая дополнительные расходы;

- о необходимости публикации организационно-распорядительных документов Службы в информационно-правовых системах;

- иную информацию, связанную с содержанием проекта документа.

5.4.3. Контроль за правильностью оформления проектов ОРД осуществляет служба делопроизводства.

Оформление проекта ОРД в точном соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта (образец оформления ОРД - приложения N 10 - 13).

5.4.4. Лист согласования проекта ОРД Службы, подготовленного на бумажном носителе, при числе участвующих в нем лиц не более трех, оформляется на оборотной стороне последнего листа ОРД в соответствии с приложением N 14.

Согласование проекта при числе участвующих в нем лиц более трех оформляется на отдельном листе согласования, являющегося неотъемлемой частью ОРД, с указанием заголовка проекта ОРД (приложения N 15 - 17). При этом на обороте последнего листа ОРД указываются сведения об исполнителе (ФИО, должность, номер служебного телефона), ставится подпись исполнителя, в случае его отсутствия - подпись начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего проект ОРД.

При визировании проекта ОРД на бумажном носителе визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица, в этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит "Проект согласован:" оформляется следующим образом: "Проект согласован. Листы согласования прилагаются", указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект.

5.4.5. Проекты ОРД (за исключением приказов по кадровым вопросам) визируют нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности:

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект;

начальники структурных подразделений, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции, начальники структурных подразделений, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;

начальник финансовой службы (при необходимости финансового обеспечения реализации указанных в проекте положений);

начальник юридической службы;

заместители руководителя Службы;

начальник службы делопроизводства.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте, визирование проекта ОРД вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.

При визировании проекта ОРД в СЭД, визы проставляются в регистрационной карточке проекта документа (далее - РКПД), затем листы согласования распечатываются, подписываются исполнителем и передаются руководителю Службы вместе с проектом приказа и пояснительной запиской. При этом на обороте последнего листа ОРД указываются сведения об исполнителе (ФИО, должность, номер служебного телефона), ставится подпись исполнителя, в случае его отсутствия - подпись начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего проект ОРД, указывается номер РКПД и номер версии РКПД, соответствующей проекту документа, представленному на подпись на бумажном носителе.

5.4.6. Помимо документов, указанных в п. 5.4.5, обязательному визированию юридической службой подлежат проекты документов, перечень которых устанавливается организационно-распорядительными документами Службы.

5.4.7. Визирование проектов нормативных правовых и правовых актов Службы должно осуществляться после проведения правовой экспертизы и антикоррупционной экспертизы в строго определенные сроки:

- должностными лицами структурных подразделений - 1 рабочий день;

- в юридической службе:

проекты нормативных правовых актов - до 5 рабочих дней;

проекты остальных документов - до 3 рабочих дней;

- в службе делопроизводства:

срочные документы, документы объемом до 10 страниц - 1 рабочий день;

документы объемом свыше 10 страниц - до 5 рабочих дней.

Общий срок визирования документов не должен превышать 7 рабочих дней.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю.

Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

5.4.8. Если у визирующего проект ОРД возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в отдельной справке о разногласиях в табличной форме, которая прилагается к данному проекту (приложение N 18), если проект ОРД рассматривается на бумажном носителе, либо зафиксировано в РКПД в СЭД. Замечания, предложения и особые мнения, не реализованные в тексте проекта ОРД, представляются руководителю, подписывающему документ.

5.4.9. Служба делопроизводства рассматривает проект документа и осуществляет корректорскую правку, проверку оформления проектов ОРД в соответствии с положениями настоящей Инструкции по делопроизводству только после согласования (без замечаний) проекта документа всеми заинтересованными должностными лицами. Пояснительная записка к ОРД службой делопроизводства не рассматривается.

5.4.10. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то этот проект должен быть перепечатан (создана новая версия РКПД в СЭД) и подлежит повторному визированию.

5.4.11. При выявлении в проекте ОРД (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок (созданию новой версии РКПД в СЭД, в которой в примечаниях указываются сведения об учтенных правках службы делопроизводства), при этом представлять его на повторное визирование в службу делопроизводства не требуется.

5.4.12. Проекты ОРД представляются на подпись только после завершения процесса их визирования. Вместе с соответствующим проектом представляется пояснительная записка.

5.4.13. После подписания подлинник ОРД (а также файл документа в текстовом формате MS Word) незамедлительно передается в службу делопроизводства для регистрации.

Вместе с подлинником работнику службы делопроизводства, ответственному за регистрацию внутренних документов, передается указатель рассылки подписанного документа (далее - указатель рассылки), составляемый по формам, предусмотренным приложениями N 19 - 20, который в обязательном порядке исполнителем документа вносится в РКПД ОРД, а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронном виде или по электронной почте (кроме с пометкой "ДСП") с указанием наименования файла для внесения в СЭД.

5.4.14. Датой приказа, распоряжения, поручения Службы является дата его подписания. Приказы, распоряжения, поручения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Дата и номер приказа, распоряжения, поручения оформляются в реквизитах бланка рукописно и проставляются при регистрации приказа, распоряжения, поручения в установленном порядке.

После регистрации работником службы делопроизводства, отвечающим за регистрацию ОРД, осуществляется сканирование, электронная копия документа присоединяется к регистрационной карточке в системе электронного документооборота.

При автоматизированной подготовке проектов распорядительных документов и их последующей регистрации в СЭД - реквизиты документа проставляются автоматически.

5.4.15. Подлинники ОРД хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.

5.4.16. Электронные копии приказов, распоряжений, поручений направляются адресатам согласно указателям рассылки.

Размноженные экземпляры ОРД с пометкой "ДСП" заверяются (при необходимости) печатью службы делопроизводства или печатью Службы "Для документов" и направляются адресатам согласно указателям рассылки в бумажном виде.

В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному экземпляру вышеуказанных документов заместителям руководителя Службы, структурному подразделению, разработавшему соответствующий документ и при необходимости руководителю Службы.

5.4.17. В случае обнаружения в ОРД опечаток (или по другим причинам) работником службы делопроизводства по указанию руководителя Службы или его заместителя, подписавшего документ, в РК ОРД заменяется электронная копия документа, а в случае если документ был разослан на бумажном носителе, замена разосланного документа производится с пометкой "ВЗАМЕН РАЗОСЛАННОГО" в правом верхнем углу первого листа документа.

5.4.18. Проект ОРД во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 календарных дней, если не установлен другой срок.

5.4.19. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в связи", "во исполнение", "в соответствии" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула не должная содержать сокращения (например, "далее - ..."). Слова "глава", "статья", "пункт", "подпункт", "абзац" в актах не сокращаются.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку (2 пт) и в отдельную строку не выносится.

Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом "приказываем", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку и в отдельную строку не выносится.

Преамбула распоряжения завершается двоеточием (без слов "предлагаю", "прошу" и т.п.).

Текст приказа, за исключением нормативных правовых актов, подлежащих направлению на государственную регистрацию в Минюст России, может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающейся словом "Приказываю:", которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом без межстрочного интервала между словом "Приказываю:" и текстом приказа).

5.4.20. Распоряжение может состоять только из распорядительной части.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. После цифровой нумерации пунктов (подпунктов) с точкой текст пишется с прописной буквы. После цифровой нумерации пунктов (подпунктов) со скобкой или буквенной нумерацией (также со скобкой) текст пишется со строчной буквы. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (подведомственные организации) или конкретные должностные лица. Если поручение дается конкретному структурному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника структурного подразделения в дательном падеже. Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.

Например, "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору Фамилия И.О.".

Если не указано структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за контроль исполнения, эту функцию исполняет структурное подразделение, на которое возложен контроль за исполнением поручений.

5.4.21. В приказ или распоряжение не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится организационно-распорядительный документ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом документа.

5.4.22. Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).

Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость признания утратившим силу какого-либо действующего приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего приказа, распоряжения, начинающийся словами "Признать утратившим силу", и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу приказа, распоряжения. Например, "Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 сентября 2008 г. N 712 "О внесении изменений в приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 1 августа 2008 г. N 560 "Об использовании полных и сокращенных наименований управлений центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору".

Акты, изданные в виде распоряжений, признаются утратившими силу (не подлежащими применению) приказами.

Акты, изданные в виде приказов и распоряжений, могут признаваться утратившими силу (не подлежащими применению) одним актом.

В случае, если акт не вступил в силу, а необходимость в нем утрачена, применяется термин "отменить".

В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Госатомнадзором России и Госгортехнадзором России, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами "Считать не подлежащим применению..." и далее содержать информацию о принадлежности постановления, приказа, распоряжения к федеральному органу исполнительной власти (Госатомнадзору России или Госгортехнадзору России), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению постановления, приказа, распоряжения.

5.4.24. Подпись приказов, распоряжений, поручений состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

5.4.25. Приказы, распоряжения подписывает руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности по приказу, а также заместители руководителя в соответствии с правовыми актами Службы.

5.4.26. Приложения к проектам приказов, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов, распоряжений.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются на оборотной стороне последнего листа с указанием должности и расшифровкой подписи начальника структурного подразделения, внесшего проект.

Если в тексте приказа, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение или ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на приказ, распоряжение. Все части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются по порядку. Например:

Приложения заканчиваются чертой длиной 2 - 3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.

При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) необходимо на первой странице приложения в правом верхнем углу разместить слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на нормативный акт, его дату, номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

5.4.27. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения), выделяется в первой строке заголовка полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку и прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Текст таблицы печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице или приводится порядковая нумерация граф.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно, начиная со второго листа по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Шрифт и размер шрифта цифр должен соответствовать шрифту и размеру шрифта текста документа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. Текст сноски печатается с прописной буквы с абзацным отступом. В конце текста сноски ставится точка.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте приказа, распоряжения. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 2.8.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.8.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 2.8.1.32.).

Внесение изменений в подписанный ОРД, а также в согласованный проект документа не допускается, за исключением, установленным в п. 5.4.17 настоящей Инструкции.

5.4.28. Совместные приказы Службы и других организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

- наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ - располагается центрованным образом;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.