XIX. ХРАНЕНИЕ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

19.1. Уголовные, административные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих хранятся в военном суде в условиях, исключающих их утрату. Секретные дела хранятся в секретной части.

19.2. Все оконченные производством судебные дела, сформированные наряды, апелляционные, кассационные, производства (далее - дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями по ведению несекретного делопроизводства, настоящей Инструкции и Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее - Наставление Минобороны России).

Архивные документы, находящиеся в архиве, сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания. Продление этого срока или рассекречивание (снижение грифов секретности) архивных документов производится в установленном порядке.

19.3. Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления устанавливаются председателем суда.

Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, административным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и по делам, возникающим из публичных правоотношений, гражданскими истцами и ответчиками по уголовным делам, военнослужащими, в отношении которых ведется производство по материалам о грубых дисциплинарных проступках - документа, удостоверяющего личность, согласно приложению N 1, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, административным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях и материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности или удостоверения адвоката (у адвокатов, допущенных к ознакомлению с уголовными делами, в материалах которых имеются сведения, составляющие государственную тайну, отбирается расписка о том, что они предупреждены о неразглашении государственной тайны, ставшей им известной в связи с исполнением ими своих полномочий, и об ответственности в случае ее разглашения);

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, административным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

19.4. Ознакомление лиц, указанных в пункте 19.3 настоящей Инструкции, с материалами судебного дела (иными материалами), в том числе с аудиозаписью судебного заседания, а также с иными материалами производится на основании их письменного заявления (форма N 88), на котором судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда (или его заместитель) либо иное уполномоченное им лицо делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Ознакомление с материалами судебного дела, аудиозаписью судебного заседания и иными материалами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, съемных машинных носителей информации, а также внесения в них изменений, передачу их другому лицу.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится путем предоставления вышеперечисленным лицам возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

После ознакомления с судебным делом, аудиозаписью судебного заседания, иными материалами уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом, аудиозаписью судебного заседания и иными материалами, проверяет состояние данного дела, съемных машинных носителей информации и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма N 88) о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, съемных машинных носителей информации, а также внесение в них изменений, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

Уполномоченный работник суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

В книге учета (реестре) отмечается - когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

19.5. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов), их копии, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании письменного заявления участников судопроизводства, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (или его заместителя).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, которая заверяется подписью судьи и гербовой печатью суда. На копиях также должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в заверительной надписи (форма N 15).

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (статья 71 КАС РФ, статья 72 ГПК РФ).

Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда.

19.6. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется по правилам, изложенным в пункте 3.3.4 настоящей Инструкции.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, о чем указывается в заверительной надписи.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения судьи, председательствующего по делу, или председателя суда (заместителя председателя суда) по письменному заявлению (форма N 89), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица затронуты этими судебными актами.

19.6-1. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению (форма N 89.1) в порядке, установленном председателем суда.

На письменном заявлении (форма N 89.1) судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии председатель суда (или его заместитель) либо иное уполномоченное им лицо делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд съемный машинный носитель информации, техническая возможность записи на который имеется в соответствующем суде. Представленные в суд съемные машинные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

Перед записью аудиопротокола судебного заседания съемный машинный носитель информации может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, о чем предварительно уведомляется лицо, подавшее соответствующее заявление.

Запись на съемный машинный носитель информации производится на компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении (форма N 89.1) делаются соответствующие отметки и расписка о получении, после чего заявление приобщается к материалам дела.

19.7. Право на снятие копий документов с материалов дела, со съемных машинных носителей информации за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (пункт 13 часть 4 статья 47, пункт 7 часть 1 статья 53 УПК РФ);

потерпевшим (пункт 12 часть 2 статья 42 УПК РФ);

гражданскому истцу и его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (пункт 13 часть 4 статья 44 УПК РФ);

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (пункт 9 часть 2 статья 54, часть 2 статья 55 УПК РФ);

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском, административном деле, а также их представителям (статья 45 КАС РФ, статья 35 ГПК РФ);

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам, иждивенцам в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией указанных должностных лиц подшивается в судебное дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

19.8. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанным в пункте 19.7 настоящей Инструкции, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем суда.

19.9. Порядок выдачи судебных дел, нарядов и документов, находящихся в архиве суда, а также снятие с них копий регулируется пунктом 20.5.16 настоящей Инструкции.