VI. Порядок завершения работы с обращением

97. Обращение считается рассмотренным, если гражданину дан письменный ответ (в случае поступления устного обращения - устный ответ) по существу поставленных в нем вопросов, направлены соответствующие запросы и уведомления, приняты необходимые решения и меры в соответствии с законодательством Российской Федерации.

98. На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмотрения руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя делается надпись "В дело", ставится личная подпись соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Роструда и указывается дата.

99. Документы исполненного обращения с визовой копией ответа гражданину формируются в дела в структурном подразделении - ответственном исполнителе, структурном подразделении - соисполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

Документы исполненных обращений в делах допускается комплектовать по следующим принципам:

- по алфавиту (фамилия, имя, отчество гражданина);

- по входящим регистрационным номерам.

100. Обращения без принятого руководством структурного подразделения ответственного исполнителя (структурного подразделения - соисполнителя) решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

101. Подлинники обращений, поступивших в Роструд на бумажных носителях с сопроводительными документами к ним, формируются ответственным исполнителем в дела в структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел Роструда.

102. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и должностных лиц, непосредственно работающих с данной категорией документов.

103. Срок хранения документов по обращениям граждан составляет 5 лет (ЭПК). По истечении установленного срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению только после решения Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ).

104. ЭПК ГА РФ может быть принято решение об увеличении срока хранения наиболее ценных предложений граждан. Решение ЭПК ГА РФ об увеличении срока хранения документов по обращениям граждан и отборе документов для передачи на хранение подлежит обязательному исполнению.