3.2. Общие требования к созданию документов Министерства

3.2.1. Документы создаются на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2.3. Для создания документов необходимо использовать шрифт размером N 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц может использоваться шрифт N 12. При оформлении реквизитов "справочные данные об организации", "отметка об исполнителе", а также при оформлении сносок допускается использование шрифта размером N 10.

3.2.4. В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений, распоряжений) поля и шрифты устанавливаются, в соответствии с порядком оформления указанных актов (приложения NN 5 - 7 к Инструкции).

3.2.5. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа и заключительной этикетной фразы, но не применяется при оформлении реквизитов.

Реквизиты документа, оформляемые слева ("отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе"), печатаются непосредственно от границы левого поля.

3.2.6. Текст документа печатается через 1 межстрочный интервал. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

3.2.7. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, расположение и оформление которых выполняется в соответствии требованиями Инструкции.

Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 75 мм.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

3.2.8. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют шрифтом размера N 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм без каких-либо дополнительных знаков. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

3.2.9. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.2.10. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.11. Для создания документов Министерства должно использоваться программное обеспечение, разрешенное для применения в Российской Федерации.

3.2.12. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ОСЭД Министерства.

3.2.13. Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в регистрационной карточке документа (далее - РК).

3.2.14. Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством ОСЭД и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования) должны иметь формат PDF/A-1.