4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру и в Министерство (без указания адресата)

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания "направлений" и "резолюций".

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные Министру и в Министерство (без указания адресата), в электронном виде направляются советнику отдела документационного обеспечения Административного департамента, который готовит проекты указаний об их исполнении и направляет в отдел контроля Административного департамента (для документов, требующих контроля). Из отдела контроля Административного департамента документ направляется на мобильный офис директора Административного департамента.

При подготовке проекта указания головной исполнитель документа обозначается словом "ответственный", в тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения документа. К документу, содержащему перечень поручений, а также к распорядительному документу, протоколу заседания (совещания) проект резолюции готовится по каждому поручению (пункту) отдельно.

4.5.1.3. После утверждения резолюции директором Административного департамента документы в электронном виде с указаниями об их исполнении направляются на мобильные офисы и автоматизированные рабочие места (далее - АРМ) перечисленных в резолюции заместителей Министра, директоров департаментов, помощников и советников Министра, а также других пользователей ОСЭД, указанных в резолюции.

4.5.1.4. Указания директора Административного департамента или лица, исполняющего его обязанности, об участии в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, с участием руководства Министерства, направляются (независимо от адресации документа) заместителям Министра с учетом тематики совещания и положений приказа Министерства "О распределении обязанностей между Министром и заместителями Министра транспорта Российской Федерации".

Учет совещаний с участием заместителей Министра, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, осуществляется отделом секретариата Административного департамента.

Незарегистрированные документы, содержащие информацию об участии руководства Министерства в совещаниях, проводимых руководителями вышестоящих федеральных государственных органов, направляются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации и подготовки указаний по исполнению документов.

4.5.1.5. Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные в Министерство (без указания адресата), Министру, после регистрации в отделе документационного обеспечения Административного департамента передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.